Fora de l'import degut, el número de factura és el segon número més important de la vostra factura. L’assignació sistemàtica d’un número únic a cada factura us proporcionarà un identificador. Utilitzeu aquest identificador per cercar una factura a l'ordinador quan un client truca amb una pregunta sobre la factura o per trobar una còpia física de la factura als vostres fitxers. Estructureu el número de factura de la manera que millor s'adapti a les vostres necessitats, sempre que finalitzeu el número amb un identificador seqüencial distintiu.
Numeració seqüencial de factures
La majoria de programes de comptabilitat empresarial utilitzen per defecte una numeració seqüencial per a les factures. La numeració seqüencial de factures és la base per crear números de factura distintius. La numeració de la factura comença amb el número "1" tret que la substituïu. Per exemple, si preferiu un número de factura de cinc dígits, podeu substituir el "1" pel número "10.000".
El programari assignarà automàticament el següent número de factura, "10.001". A més, si intenteu introduir una factura amb un número de factura duplicat, la majoria dels programes us avisaran. Per crear una numeració seqüencial de factures manualment, utilitzeu una llista de números seqüencials. Quan utilitzeu un número, escriviu el nom del client al qual heu assignat el número de factura i l'import de la factura.
Numeració cronològica de factures
Assigneu els números de factura per ordre cronològic. Per exemple, formateu un número de factura generat en una factura per a un número de client 4.072 el 30 de juny de 2017, com a 20170630-4072-00. La primera sèrie de números és la data, la segona sèrie de números és el número de client i la tercera sèrie de números és l’identificador únic seqüencial de la factura.
Si en aquesta data genera una segona factura per a aquest client, el número de la factura serà 20170630-4072-01. Utilitzeu el format de data que trieu. Els formats de data alternatius inclouen 06302017, 120630 i 063012.
Comenceu amb un número de client
Comenceu els números de factura amb el número de client per donar-vos una forma secundària d’identificar una factura que pertany a un client concret mirant només el número de factura. Aquest mètode és similar al mètode de numeració cronològica. Un sistema de numeració de factures que depèn del número de client començarà per aquest número.
Dos exemples per al client 4072 són 4072-06302017-01 (número de client, data, número seqüencial) i 4072-0001 (número de client, número seqüencial). Utilitzeu més dígits per al vostre número seqüencial si no utilitzeu la data, de manera que no us quedeu ràpidament sense números seqüencials únics.
Comenceu amb un número de projecte
Utilitzeu un número de projecte com a part del número de factura si voleu poder identificar el projecte al qual pertany una factura, mirant el número de factura. Aquest mètode de numeració de factures és beneficiós per a les empreses constructores i altres empreses que assumeixen projectes, en aquest cas el número del projecte és un dels números més importants. Inicieu el número de factura amb el codi únic del projecte seguit d'una data.
Entre els exemples de números de factura del projecte s’inclouen 4072-STUC5012-01 (client, projecte, seqüencial) i STUC5012-4072-01 (projecte, client, seqüencial).
