Una reunió de negocis és una reunió de ments per assolir els objectius d’una empresa. Com a propietari d’una empresa que dóna feina a persones o es reuneix amb diversos contactes comercials periòdicament, haureu d’aprendre a dur a terme una reunió de negocis de manera professional i eficient. Un cop teniu el control de supervisar el vostre primer parell de reunions, el procés es fa més senzill.
1
Passa la teva agenda escrita al començament de la reunió. L’agenda hauria de contenir una llista detallada de cada punt que teniu previst abordar a la reunió, així com una hora clara d’inici i finalització. Assegureu-vos d’enumerar el temps assignat a cada punt de l’agenda.
2
Obriu la reunió amb una introducció ràpida agraint a tothom l’assistència, establint qualsevol norma bàsica per a la reunió (per exemple, no interrompre els ponents i seguiu de prop la cronologia) i resumeix els vostres objectius. Introduïu qualsevol "incògnita" a la reunió abans de continuar perquè tothom conegui els altres assistents.
3
Nomeneu un parlamentari per ajudar a mantenir l'agenda en bon camí, si cal. Aquesta persona impedirà que altres assistents es desvien de les tangents, parlen massa temps, presentin arguments improductius o vagin endavant i endavant de manera circular.
4
Vigileu el rellotge com a facilitador de la reunió per assegurar-vos que us mantingueu a l’hora prevista. L’agenda hauria de contenir un llistat del nombre de minuts que voleu dedicar a cada punt per ajudar a avançar la reunió. Assegureu-vos que sigui una estimació realista en funció de la gravetat del tema que vulgueu debatre.
5
Continueu amb l'agenda de la reunió. Doneu la paraula a cada persona responsable de cada punt de la llista d’elements que es pugui debatre. Quan aquesta persona hagi acabat, permeteu-li que faci preguntes ràpides, agraïu-li i, a continuació, procediu al següent tema de l'agenda i al presentador.
6
Finalitzeu la reunió a temps. Permetre que les vostres reunions es desenvolupin repetidament al llarg del temps és contraproduent i demostra una manca de respecte pels horaris dels assistents. Si encara teniu algun tema pendent per cobrir, traslladeu-lo a la propera reunió programada o feu un seguiment amb un correu electrònic al grup.
