Quan el comportament d’un empleat compromet la productivitat i la moral del vostre equip, és hora d’actuar. Tot i que és imprescindible reunir-se amb l’empleat per debatre sobre les seves preocupacions, el seguiment d’una carta d’insubordinació no només avisa l’empleat que el seu comportament és inacceptable, sinó que també proporciona a la seva empresa documentació que es pot utilitzar en una demanda o en una disputa de reclamació d’atur.
Seguiu les normes de correspondència empresarial
Escriviu la carta al capçal de l'empresa. Si envieu la carta per correu electrònic, deseu-la com a .pdf i envieu-la com a fitxer adjunt. Inicieu la carta en un format de nota que proporciona informació essencial sobre què tracta la correspondència.
Exemple:
A: Jane Smith
DE: Jerry Smythe [inicial d'aquesta línia]
ASSIGNATURA: Mala conducta d'oficines
DATA: 23 d’agost de 2019
Indiqueu els fets
Una carta d’insubordinació no és una oportunitat per desviar les vostres queixes a un empleat que s’ha convertit en una molèstia o un passiu. Mantingueu la carta breu, el seu llenguatge no emocional i assegureu-vos que les vostres preocupacions i conseqüències per a l’empleat siguin clares.
Exemple:
Tal com hem comentat a la nostra reunió d'avui, tinc serioses preocupacions pel vostre comportament envers els vostres col·legues i jo mateix. En més d’una ocasió, heu demostrat falta de respecte en les reunions de grup, en les discussions individuals i durant les converses que es fan aquí a l’oficina. Aquests comportaments perjudiquen la moral de l’oficina i s’han convertit en una responsabilitat en acabar el projecte Johnson & Greene.
Proporcioneu exemples de comportament
Documenta les incidències de mal comportament a la carta. Assegureu-vos d'incloure les dates i els noms d'altres parts implicades. Descriviu les conductes negatives desapassionadament. No sigueu dramàtics, però sí que proporcioneu detalls que ajudarien a qualsevol persona que llegeixi la carta a entendre què va passar i per què la conducta de l’empleat mereix una amonestació.
Exemple:
Durant la reunió d’ahir (22 d’agost de 2019), el vostre comportament va ser poc professional i pertorbador. Vas girar els ulls diverses vegades mentre parlava Tim, el va interrompre dues vegades i, finalment, es va apartar d’ell quan va intentar parlar amb tu sobre les seves preocupacions. També vau sospirar fort mentre la Ruth donava el seu informe. Quan us vaig demanar que aclaríssiu què us molestava del que havia de dir Ruth, vau negar amb el cap i vau dir que trigaria massa a fer-ho.
Aquesta conducta va seguir el vostre esclat el 20 d'agost de 2019, durant el qual vau elevar la veu cap a Erica quan tenia dificultats per trobar el fitxer que volíeu. En aquell moment, teníem convidats a l’oficina, i podia dir que estaven avergonyits de sentir-vos tractar Erica tan lluny. Quan us vaig parlar en privat sobre l'incident, vau arronsar les espatlles i va dir que "Erica ha de ser responsable de la seva desorganització". Vaig afirmar que, tot i que pot ser així, mai no hi ha cap raó per alçar la veu, sobretot en un entorn professional. Vostè va acceptar "reduir-lo" en el futur.
Avui, quan ens hem reunit per discutir el que va passar a la reunió del 29 d’agost, heu defensat i em heu preguntat si el tenia per vosaltres. Vostè va insistir que estava reaccionant excessivament. Vaig assenyalar que, com a propietari de l’empresa, em correspon a mi decidir quin tipus de cultura d’oficina vull fomentar. Vostè va dir que era "massa suau" i que el negoci aniria cap a problemes si continués "gafant" la gent. Em vas interrompre tres vegades mentre intentava explicar la meva posició i, finalment, vaig sortir del meu despatx mentre encara parlava amb tu.
Nota Conseqüències
La carta hauria d’explicar clarament les conseqüències del comportament actual de l’empleat, així com què pot esperar si no fa canvis immediats. Sovint és una bona idea establir un pla de responsabilitat immediata per fer canvis positius.
Exemple:
Jane, tot i que generalment m'ha impressionat el teu treball i et valoro com a empleat, és impossible fomentar un entorn de treball productiu i col·legial quan un empleat es comporta regularment com tu. Per impressionar-vos la gravetat de les vostres accions i donar temps al nostre equip per reagrupar-vos, us suspenc la resta d'aquesta setmana sense sou. Deixareu l'oficina avui dimecres 23 d'agost i no tornareu fins a les 9 del matí del dilluns 28 d'agost. Espero que aquest temps lliure us doni una mica de temps per reflexionar sobre les vostres accions i considerar les mesures que podríeu fer que us ajudaran que funcioni més adequadament en un entorn professional.
Un cop hàgiu tornat el dilluns, envieu-me un correu electrònic perquè puguem establir una hora per discutir els vostres plans per abordar el vostre comportament. Tanmateix, si la vostra conducta abrasiva continua, podeu deixar-me sense més remei que acomiadar-vos de la vostra posició. Tanmateix, espero sincerament que no arribi a això.
