En els negocis, les relacions generen associacions i clients fidels. En escriure una carta comercial, estableix la relació des del principi amb la salutació. Tant si envieu cartes postals comercials com per correu electrònic, hi ha diferents mètodes acceptables per dirigir-vos al lector a la salutació. Assegureu-vos de mantenir el to professional i d’acord amb la relació professional que mantingueu amb el destinatari.
Salutacions formals
Utilitzeu salutacions formals quan no conegueu el destinatari, tingueu un títol inferior o estigueu subordinats al destinatari. Les salutacions formals en cartes comercials són tradicionals i àmpliament acceptades. S'han d'utilitzar quan no esteu segur de com dirigir-vos a l'altra part.
- Destinatari desconegut: Hi ha dues salutacions tradicionalment acceptables quan escriviu una carta comercial a un destinatari desconegut. A qui pugui interessar o bé Estimat senyor o senyora mostrar respecte a qualsevol que sigui el lector previst.
- Destinatari conegut: Quan envieu una carta a una persona concreta del qual teniu el nom, heu de començar amb Dear i utilitzar el cognom de la persona. Quan sigui possible, identifiqueu el gènere, l’estat civil i el títol professional. Utilitzeu els identificadors Sr.., Senyora., Senyoreta, o mrs. per definir el gènere i l’estat civil. Quan us adreceu a un metge, utilitzeu-lo Dr.. abans del cognom. Quan us adreceu a un professor, utilitzeu Prof.. Els identificadors s’utilitzen entre Dear i el cognom. Per exemple, Benvolgut professor Jones. No utilitzeu un identificador de gènere si la persona té un identificador professional.
- Especificitats de gènere: Hi ha vegades que teniu el nom complet de la persona, però no sabeu si la persona és un home o una dona. Les diferències lingüístiques, l’ortografia única i els noms ambigus de gènere poden crear confusió. No ho endevino. Si no esteu segur del gènere del destinatari, renuncieu a l'identificador de gènere i utilitzeu el nom complet. Per exemple, Benvolgut Jan Jones.
Quan sigui possible, apreneu tot el que pugueu sobre la persona per fer la salutació el més agradable possible. Això pot requerir uns minuts de treball addicionals, però sovint dóna millors respostes.
Ús de salutacions semiformals
Si esteu en igualtat de condicions amb el destinatari o teniu una llarga relació que el qualifica per ser més amable, podeu fer una salutació semiformal. És el mateix que enviaríeu a un amic per fer una reserva de festa d'aniversari, però dóna un to que coincideix amb la vostra manera de comunicar-vos amb la persona a la vida real.
- Destinataris del grup: Si utilitzeu un programa de combinació de correu, és possible enviar la carta i ajustar la salutació en funció de cada persona. Tanmateix, hi ha vegades que una carta s’envia a tot un grup i no és individualitzada. En aquest cas, identifiqueu el grup col·lectivament. Per exemple, Benvolguts assistents, Benvolguts col · legues o bé Benvolgut equip són acceptables.
- Individual masculí o femení: En una carta menys formal, Dear encara s’utilitza amb el nom de la persona. No calen identificadors. Una vegada més, això hauria de passar en els casos en què ja tingueu un nom amb el destinatari. Per exemple, Benvolgut Joe funciona si no truca personalment a Joe Mr. Jones.
- Salutacions digitals habituals: El correu electrònic tendeix a seguir pautes d’estil més relaxades. Una vegada més, determineu la relació i la idoneïtat d’utilitzar felicitacions menys formals com Hola o bé Bona tarda. En cas de dubte, recolzeu-vos al costat de ser una mica més tradicional per evitar molestar algú que pugui percebre la vostra salutació com una falta de respecte. Com passa amb tot el que passa als negocis, entengueu amb qui us comuniqueu per prendre aquesta determinació.
Les salutacions semiformals s’utilitzen tant en les cartes postals com en la correspondència per correu electrònic. El correu electrònic és per naturalesa menys formal i aquestes salutacions s’utilitzen més al correu electrònic que les salutacions formals.
Penseu en el to de la carta sencera
Una cosa és triar una salutació que sigui professional. És tan important que la salutació coincideixi amb el to de la carta. És possible que sigui amable amb una persona, però si es descriuen les condicions per a un nou contracte, la carta serà formal. La salutació ha de coincidir amb el to i ha de ser tradicional com Benvolgut senyor Smith.
No n’hi ha prou amb escollir una salutació que us sembli correcta. Es construeix una carta comercial per un motiu i totes les parts, des de la salutació fins a la postdata, estan elaborades amb un propòsit.
Diligència deguda sobre el destinatari
Prendre el temps per esbrinar el nom, el títol i l’estat professional d’una persona és molt útil en la correspondència empresarial. Mostra respecte i professionalitat. Truqueu a l'empresa per parlar amb una recepcionista o un altre representant i pregunteu a qui s'ha d'adreçar una carta per a l'assumpte. La gent sol estar encantada de proporcionar-vos la informació necessària, tot i que és possible que tingueu problemes amb els porters que filtren la correspondència de vendes dels caps.
Si no podeu obtenir la informació per telèfon, aneu a Internet i cerqueu un directori d’empreses. Utilitzeu el vostre criteri per decidir a qui ha d’anar la carta. Fins i tot si va a una persona equivocada, és més probable que es reenviï si no comença amb una salutació genèrica i sense nom.
