La compra és responsable del procés de contractació. Això significa que garanteix el subministrament de béns, materials i equips de producció perquè es pugui produir un procés de producció i venda sense problemes. Per a això, les mercaderies s'han d'adquirir en el moment adequat, en la quantitat adequada i en la quantitat adequada. Si el procés de compra cau, hi ha el risc que l'empresa no pugui fabricar productes o mantenir les prestatgeries amb un volum suficient per satisfer la demanda dels clients.
Què és la compra?
Totes les empreses necessiten béns, materials i equips específics per fabricar productes, oferir béns a la venda als clients o realitzar els serveis que venen. Algú s’ha d’assegurar que aquests béns es compren a l’empresa, amb el volum i el moment adequats, per complir els requisits de l’empresa. Aquest paper correspon al departament de compres o de compra.
El paper en si és ampli, abastant àrees com ara l’anàlisi del mercat, les negociacions amb proveïdors i productors, el transport, les opcions d’emmagatzematge, les tecnologies d’adquisició i els terminis de comanda per garantir que les mercaderies es comprin de la manera més econòmica i eficient possible. Les funcions específiques inclouen:
- Identificar els requisits de béns, materials i serveis.
- Identificació de proveïdors fiables.
- Negociacions de preus.
- Comparació dels terminis de lliurament.
- Establiment de quantitats de comanda.
- Redacció de sol·licituds d’ofertes i adjudicació de contractes de subministrament.
- Coordinació del lliurament amb el magatzem en funció de les capacitats d’emmagatzematge.
- Proves de productes i control de qualitat.
- Gestió de pressupostos i pagaments.
Estratègics vs. Paper operatiu del departament de compres
Com que el paper del departament de compres és tan variat, tendim a dividir-lo en dues subfuncions: compres estratègiques i compres operatives.
La compra estratègica és responsable de planificar totes les tasques i decisions d’alt nivell que van de la mà de la contractació. En aquest paper, el departament de compres establirà la direcció general de l'adquisició en funció de les necessitats i objectius de la companyia, avaluarà els proveïdors i desenvoluparà relacions a llarg termini a través de la cadena de subministrament. L'objectiu és procurar béns de la manera més econòmica possible, tot assegurant el menor risc possible per al negoci. Això pot incloure decisions sobre si els productes o components es fabriquen internament o es compren a proveïdors externs.
La compra operativa, també coneguda com a compra tàctica, té cura dels aspectes administratius de la compra. Es tracta d’un paper transaccional a curt termini que se centra en la realització de comandes, la recepció de pagaments d’inventari i de factures, així com la gestió de devolucions i reclamacions. Amb el barret operatiu activat, el departament de compres estarà més preocupat per mantenir la línia de producció en marxa que per entendre les capacitats dels proveïdors o donar suport a les necessitats a llarg termini de la companyia.
Ara que ja sabeu què és el departament de compres, vegem alguns dels seus rols i funcions clau.
Anàlisi de necessitats i proveïdors
El punt de partida per a les compres estratègiques és comparar el rendiment actual de l’empresa, com s’utilitzen els recursos i quins són els costos de compra per departament, equip o funció laboral. A continuació, el departament de compres examinarà la trajectòria de creixement de la companyia i elaborarà un pla per ajudar el negoci a funcionar millor i / o estalviar costos.
Al mateix temps, el departament de compres analitzarà el mercat del proveïdor per veure si l’empresa utilitza el proveïdor adequat, al preu adequat, per satisfer les seves necessitats comercials. L’equip pot comparar diversos proveïdors, inclosos els establerts en altres països, per preparar una llista reduïda de possibles proveïdors.
Adjudicació de contractes de proveïdors
Cada empresa tindrà els seus propis requisits, però en general l’equip estudiarà els costos, la qualitat, la reputació, la fiabilitat, la capacitat de producció i els terminis de lliurament de cada proveïdor abans d’adjudicar un contracte de proveïdor. La capacitat tecnològica pot ser una consideració en algunes indústries. La incapacitat d'un proveïdor per complir algun d'aquests requisits podria provocar pèrdues importants per a l'empresa, de manera que és important encertar aquestes decisions. A les grans empreses, el departament també pot prendre decisions sobre si vol fer els productes a casa.
Trobar els productes adequats al preu adequat pot ser complex i requereix molt de temps, i el departament de compres pot utilitzar un procés de licitació competitiva (licitació) per triar un proveïdor. Normalment, això implica l'emissió d'una "sol·licitud de proposta" que convida els proveïdors interessats a presentar un pressupost o una oferta i explicar com compleixen els criteris de selecció.
L'equip també pot demanar estats financers, referències i informes de crèdit perquè puguin avaluar la salut de l'empresa licitadora. Poden seguir-se negociacions de preus a mesura que el departament de compres intenti aconseguir el millor preu unitari possible. Això pot incloure la negociació de descomptes en funció del volum, els nivells o els preus graduats en funció de les necessitats de l'empresa.
Selecció de proveïdors i relacions
No és estrany que les empreses més grans tinguin diversos proveïdors als seus llibres i un paper essencial del departament de compres és gestionar i mantenir aquestes relacions. Una estreta col·laboració amb proveïdors clau significa que podeu compartir coneixements sobre canvis de mercat, nous productes i tecnologies o altres factors que us poden ajudar a mantenir-vos per davant de la competència.
Una empresa minorista, per exemple, hauria de compartir comentaris dels clients sobre productes existents i utilitzar aquest coneixement per innovar en ofertes de productes noves i millorades.
Comandament i control d’inventari
A nivell operatiu, és fonamental tenir les quantitats adequades de matèries primeres al magatzem o les quantitats adequades de productes al prestatge exactament en el moment en què el client entra per la porta. Si us quedeu sense productes, perdeu vendes i els vostres clients poden recórrer a la competència per obtenir els productes que necessiten. La sobrecàrrega significa que potencialment haurà de pagar més en costos d’emmagatzematge i que corre el risc que el producte quedi obsolet abans de tenir l’oportunitat d’utilitzar-lo o vendre’l.
Generalment, el departament de compres disposarà de sistemes que activin una comanda d’estoc sempre que s’assoleixi una quantitat determinada d’inventari. Per a aquells que utilitzen sistemes de gestió de mercaderies, l'estoc mínim i la quantitat de comanda generalment estan predefinits i són ordenats automàticament pel programari.
Això significa que es garanteix un magatzem ben assortit i que el departament de compres pot centrar-se en la comprovació de la precisió dels articles i factures i en la coordinació de les dates de lliurament amb l’equip del magatzem.
Compliment i control de qualitat
El control de qualitat és una part essencial del procés de contractació. El departament de compres ha d’inspeccionar contínuament la qualitat, el rendiment i la fiabilitat del proveïdor per garantir que no caiguin en la complaença. Per als proveïdors d'altres països, això pot incloure el control del dret dels treballadors, la compensació i les condicions laborals. És important tenir clar on radica la rendició de comptes.
Sovint es diu que "el que es mesura es fa". Un paper essencial del departament de compres és analitzar i mesurar les dades de rendiment per garantir que els proveïdors aconsegueixen els resultats desitjats, d’acord amb l’estratègia de contractació de la companyia. Per exemple, el departament pot mesurar:
- El percentatge de productes lliurats a temps.
- El nombre de proveïdors utilitzats i la quantitat de productes que subministren.
- Disponibilitat del proveïdor.
- Els terminis de lliurament.
- Taxes de defectes del producte.
Aquestes mètriques permeten al departament de compres avaluar fins a quin punt els proveïdors compleixen els requisits de l’empresa, com responen a la demanda urgent i si la companyia depèn en excés d’un o dos proveïdors clau que podrien deixar l’empresa vulnerable si el proveïdor va bust. Armat amb aquestes dades, el departament de compres pot revisar el pla estratègic i fer els ajustos necessaris.
