Per escriure una carta comercial cal que seguiu certes normes d’etiqueta per mantenir una imatge professional. Si és possible, haureu d’adreçar-vos al destinatari en nom d’enviar una carta genèrica. Quan escrivia a un home, dirigint-se a ell com a "senyor". és una pràctica habitual i acceptable. Tanmateix, si envieu una carta comercial a una senyora, triar la vostra salutació pot ser més complicat.
Contingut d’una carta comercial
El contingut de la vostra carta comercial és important. En general, la informació inclosa a la vostra carta s’ha d’escriure de manera concisa, amb el missatge que vulgueu transmetre clarament. Assegureu-vos que la vostra carta no conté errors llegint-la amb cura abans d’enviar-la. Abans de la vostra salutació, incloeu un assumpte o una línia de referència per avisar el lector del vostre propòsit per a l'enviament.
Una salutació empresarial habitual comença per "Estimat", independentment del sexe dels destinataris, i va seguida d'un títol i del cognom. Al final de la vostra carta, signeu el vostre nom i cognom sobre el nom i el títol que heu escrit. Utilitzeu sempre noms i cognoms, tret que vosaltres i el destinatari estigueu molt familiaritzats.
Estat civil conegut
Si sabeu que la vostra destinatària és soltera, un títol acceptable serà "Sra." o "Miss" abans del seu cognom. Per a les dones casades, "Mrs." i "Sra." són termes d’adreça adequats. Algunes dones casades utilitzen un cognom diferent del seu marit. Si la carta s'adreça a tots dos, la vostra salutació hauria d'utilitzar tots dos noms, com ara "Mr. Jones i Mrs. (o Sra.) Smith". Si heu rebut una carta o consulta d'una senyora que es refereix a ella mateixa amb el nom del seu marit, la vostra carta de resposta es pot dirigir a ella de la mateixa manera, com ara "la senyora Kenneth Jones".
Nom o estat desconegut
En una carta comercial a una dona que desconegui l'estat civil, podeu dirigir-vos-hi com a "Sra." seguida del seu cognom. Si no esteu segur del gènere d'una persona, utilitzeu el nom complet en una carta comercial, com ara "Estimat Jordan Jones". Si envieu cartes a un mercat objectiu femení i no teniu noms individuals, adreceu-la a "Benvolguda senyora". Tot i això, és possible que tingueu una millor resposta a la vostra sol·licitud si utilitzeu el nom de la persona en lloc d’un substitut genèric.
Utilitzeu títols professionals
Utilitzeu el títol professional d'una dama per adreçar-s'hi en una carta comercial, com ara "inspector general Smith", segons correspongui, especialment si no esteu segur de si el destinatari és una dona. Això també funciona si no coneixeu el seu estat civil. Si la dama està casada i el marit té un títol, però la dona no, la carta es pot dirigir al "Dr. Jones i la Sra. Jones". Si ambdós cònjuges són metges, per exemple, podeu utilitzar els seus noms en la vostra salutació, com ara "Drs. Joseph i Catherine Jones".
