Tret que hàgiu viscut sota una roca, sabeu que les oficines de planta oberta estan de moda als llocs de treball dels Estats Units. Apareixen visions d’espais estèticament agradables amb fileres d’escriptoris que s’estenen fins on es pot veure, col·laborant col·laboradors futbolí i grups reduïts que resolen problemes prenent cafè en racons de reunions molt ben decorats. Però, són bons per als negocis?
Si esteu pensant en un pla d’oficines obertes per a la vostra empresa, hi ha moltes coses a pensar. Les oficines de pla obert poden fomentar la col·laboració d'alguna manera, però estudis de bona reputació troben que també poden desincentivar la interacció de persona a persona i augmentar les distraccions dels empleats. Abans de canviar a un pla d’oficines obertes, és important ponderar els pros i els contres.
Què és una oficina de pla obert?
Una oficina de planta oberta és un espai de treball que aprofita l’espai obert en lloc de tancar els empleats en gabinets o oficines. En una oficina de planta oberta, és probable que vegeu llargues files d’escriptoris amb poc o res que els divideixi. Les oficines obertes també solen tenir espais on els empleats poden reunir-se o canviar d’entorn, com ara salons amb sofàs, o zones de cuina obertes amb molts seients.
Als llocs de treball tecnològics de moda, les oficines de concepte obert també tenen zones d’esbarjo i entreteniment, com taules de ping-pong, zones d’artesania, sales de premsa i biblioteques. Aquests espais estan destinats a animar els empleats a connectar-se i ser creatius.
Avantatges d’una oficina de planta oberta
Hi ha una raó per la qual les oficines obertes s’han convertit en una tendència tan enorme. Segons els seus defensors, prometen col·laboració i equips cada vegada més units que poden resoldre problemes complexos junts. A més, l’estalvi en despeses d’oficina tampoc no fa mal. Si esteu pensant en implementar un pla d’oficines obertes, preneu-vos uns minuts per aprofitar els avantatges per aprendre què podeu obtenir obrint-vos.
Les oficines de planta oberta estalvien diners
Un dels avantatges d’obrir plans d’oficina és que estalvien diners en els costos de configuració d’oficines. Segons Capterra, la creació de 50 escriptoris permanents per a un pla d’oficines obertes costa $24,000 en comparació amb $60,000 per configurar 50 cubicles. Això supera el doble del cost dels cubicles. No hi ha dubte que podeu encabir més persones en un espai més reduït amb un pla d’oficines obertes i això suposa un important estalvi per a una empresa.
Els equips poden sentir-se més a prop
Els plans d’oficines obertes poden fer que els empleats se sentin més propers i interaccionin més, en funció de la configuració. Investigacions anteriors realitzades al MIT Media Lab van trobar que, com més a prop es troben els companys de feina físicament, més probabilitats tenen d’interaccionar. Altres investigacions van trobar que els empleats de diferents equips són nou vegades més propensos a interactuar si seuen al mateix pis.
Què significa tot això? Posar els empleats a prop afavoreix la interacció entre ells. Malauradament, també significa que interactuen principalment només amb persones que hi estan a prop, cosa que pot separar els equips els uns dels altres.
Office Culture es torna més transparent
Les interaccions dels empleats es tornen molt més transparents quan es trasllada a un espai d’oficines de concepte obert. Tothom ho pot escoltar tot en una oficina oberta, cosa que significa que hi ha molt menys espai per a la confidencialitat. També pot aportar una sensació d’equitat i unitat quan els empleats estan situats al costat dels directius. Això pot crear més comoditat i confiança entre els empleats i els seus directius, ja que tothom sembla estar al mateix nivell en una oficina oberta.
L’espai d’oficines és flexible
Un altre avantatge de les oficines de planta oberta és que obtindreu molta flexibilitat amb el vostre espai. Si les coses no funcionen i la productivitat disminueix, podeu canviar el concepte i el disseny o fer que un equip es traslladi a una nova àrea de l’oficina per afavorir la col·laboració creuada amb altres grups amb els quals rarament interactuen. Linia inferior? El disseny d’oficines obertes té llibertat. És una pissarra en blanc i la podeu tornar a imaginar quan vulgueu o com vulgueu.
Desavantatges d'un pla Open Office
Els conceptes d’oficines oberts són cada vegada més controvertits al món empresarial. Estudis recents de recerca d’oficines de planta oberta han descobert que hi ha desavantatges significatius a l’hora d’obrir les coses. Aquests estudis, per descomptat, sovint reben retrocessos pels defensors de pla obert. En realitat, no hi ha cap pla d'oficina perfecte que funcioni per a totes les empreses. Les diferents organitzacions tenen necessitats diferents. Tot i això, si esteu pensant en establir un pla d’oficines obertes, també us ajudarà a pensar en els inconvenients.
La comunicació entre empleats pateix
Una de les raons per les quals els plans d’oficines obertes han explotat en popularitat és la promesa d’un augment de la col·laboració, la creativitat i la comunicació entre els empleats. Malauradament, aquest ideal no ha estat la realitat. Un estudi recent de Harvard Business Review sobre plans d'oficines obertes va trobar que les interaccions cara a cara van disminuir un 70% després que les empreses passessin a oficines obertes, mentre que les interaccions electròniques augmentaven.
En realitat, la manca de privadesa i les normes d’etiqueta d’oficina semblen desincentivar els empleats de participar personalment amb oficines obertes. Ningú no vol distreure 30 dels seus companys de feina més propers ni mantenir una conversa privada davant de les orelles que escolten. Per tant, sembla que els conceptes oberts poden desincentivar la col·laboració i la comunicació en lloc de reforçar-la.
Hi ha privadesa zero i moltes distraccions
Gràcies a la manca de privadesa, hi ha moltes distraccions. Investigacions anteriors van trobar que els empleats en plans d’oficines obertes perden una mitjana de 86 minuts al dia per distraccions. Una conversa, fins i tot amb un volum baix, pot distreure més de 20 empleats. També hi ha distraccions visuals que cal afrontar, inclosos els companys de feina que es passegen, s’aixequen per estirar-se, s’escalfen els aliments i es congreguen a prop.
Els empleats en entorns oberts han d’esforçar-se al màxim per protegir el seu enfocament, ja sigui això significa posar-se auriculars per sobre de les orelles, deixar un rètol “ocupat” als escriptoris o deixar-los completament per trobar llocs més tranquils on treballar. Aquestes tècniques d’afrontament creen una separació, ja que els empleats recelen sobre l’acostament als seus companys de feina.
Els empleats perden productivitat i satisfacció laboral
Perdre aquests 86 minuts per empleat cada dia per distraccions a les oficines obertes no és fantàstic per a la productivitat. A mesura que els empleats perden productivitat i s’enfronten a distraccions creixents, també perden la passió pel seu treball. Això pot crear un personal poc productiu i que no tingui compromís, per no parlar de la satisfacció laboral. Un recent estudi suec de la revista Scandinavian Journal of Work, Environment and Health va trobar una relació negativa entre el nombre d'empleats en una oficina i la satisfacció laboral. Bàsicament, com més gent s’uneix a una oficina, menys satisfets se senten a la feina.
Tenir empleats insatisfets significa que el vostre negoci podria perdre diners amb un pla d’oficines obertes. És clar, és possible que estalvieu diners en escriptoris, però perdre 90 minuts al dia de productivitat de tots els empleats del vostre lloc de treball probablement costarà més del que estalvieu si us salteu els costosos cubicles.
La salut dels empleats pot patir-la
Un desavantatge menys discutit de les oficines de planta oberta és que la salut dels empleats pot patir-la. Estar molt a prop significa compartir gèrmens. Un estudi recent publicat a Ergonomics va trobar que els empleats en oficines obertes triguen un 62% més de dies de malaltia que els seus homòlegs en oficines unipersonals. Aquest tipus d’absentisme pot tenir un impacte dramàtic en les empreses, especialment en les petites empreses. Al món actual, amb la forma en què treballem i vivim canviant, hi haurà més empreses que, sens dubte, estaran pensant en com de saludable és mantenir els empleats en una zona propera i com poden mantenir els seus treballadors segurs en un entorn obert.
