Al mateix temps, la gent compartia fitxers Excel i altres documents enviant-los per correu electrònic d’anada i tornada o coordinant els horaris per obrir-los en una unitat compartida. Però avui en dia, podeu utilitzar Excel amb diversos usuaris simultàniament assumint que tothom utilitza una versió moderna del programari. Altres eines populars de fulls de càlcul, com ara Fulls de càlcul de Google, també admeten l'edició col·laborativa.
Utilitzeu Excel simultàniament amb diversos usuaris
Podeu editar el mateix fitxer Excel amb diversos usuaris mitjançant una funció anomenada coautor. Aquesta característica permet que diverses persones facin canvis en un document emmagatzemat en un servidor remot anomenat núvol amb les seves accions ressaltades en diferents colors. Podeu editar el document amb un ordinador que executi Microsoft Windows o macOS d'Apple, o un telèfon intel·ligent o una tauleta amb Apple iOS, Google Android o Microsoft Windows Mobile.
Per començar, inicieu sessió a Microsoft OneDrive, OneDrive for Business o a una biblioteca del SharePoint Online mitjançant el navegador web. Si esteu a la feina i no esteu segur de quins d'aquests serveis dóna suport al vostre empresari, és possible que pugueu demanar ajuda al vostre departament de TI. Quan estigueu connectat, pengeu el document del full de càlcul i feu clic al fitxer quan aparegui al sistema en línia per obrir-lo.
A continuació, feu clic a Edita a Excel. Si només veieu un botó que diu Edita al navegador, feu-hi clic primer i, a continuació, Edita a Excel. Si el programa us pregunta quina versió d'Excel voleu utilitzar, trieu Excel 2016. Feu clic a Activa l'edició si apareix un avís que us avisa que el programa està en "mode protegit".
Un cop s'hagi activat l'edició, feu clic a Comparteix. Al quadre de diàleg, escriviu les adreces de correu electrònic de les persones amb qui vulgueu compartir el document d'Excel, separades per punts i coma. A continuació, feu clic a Comparteix. També podeu fer clic a "Obtén un enllaç per compartir" per obtenir un enllaç que enviï persones a convidar-les. Comenceu a editar el document a la finestra en línia.
Aleshores, tothom que tingui l'enllaç també podrà editar el full de càlcul. Apareixeran les fotos o les inicials de la gent per mostrar-vos qui edita el full de càlcul i es ressalten les diferents modificacions dels usuaris amb diferents colors.
Llibres de treball compartits en versions anteriors
Les versions anteriors d'Excel admeten una característica anomenada llibres de treball compartits. És possible que pugueu utilitzar-lo si vosaltres o algú amb qui voleu treballar no disposeu d'una versió d'Excel que admeti la funció de coautor actual. Els llibres de treball són un altre nom per als fitxers Excel.
Per habilitar aquest mode i compartir fitxers d'Excel, obriu un fitxer d'Excel i utilitzeu Desa com a la pestanya Fitxer per desar-lo en algun lloc accessible de la vostra xarxa d'oficina. Feu clic a Compartir llibre de treball a la pestanya Revisió. Feu clic a Edició i marqueu la casella "Permet canvis per més d'un usuari". Feu clic a Avançat i seleccioneu els canvis de pista i actualitzeu les funcions que vulgueu utilitzar.
A mesura que altres usuaris editen i desen el llibre, la còpia de cada persona s'actualitzarà. De vegades és possible que hagueu de resoldre manualment els canvis conflictius. Microsoft us recomana que no utilitzeu llibres de treball compartits si podeu utilitzar la funció de coautoria més nova i avançada.
Alternatives a Excel per compartir fulls de càlcul
També podeu compartir fitxers Excel i altres fulls de càlcul amb altres eines. Fulls de càlcul de Google ofereix una eina gratuïta que podeu utilitzar per col·laborar en fitxers de full de càlcul i que podeu exportar i importar des de fitxers de full de càlcul a Excel. Altres empreses també ofereixen alternatives a Excel per a diversos usuaris simultàniament, inclosos Quip i Zoho.
LibreOffice, un paquet de programari d’oficina gratuït, també té un mode que permet a diversos usuaris treballar en versions del mateix full de càlcul al seu programa de fulls de càlcul Calc i, a continuació, resoldre els seus canvis.
