La majoria de les principals empreses i fins i tot algunes organitzacions governamentals tenen un departament de compres o compres com a part de les operacions quotidianes. Aquests departaments ofereixen un servei que és l’eix vertebrador de moltes organitzacions industrials, minoristes, militars i altres. Moltes persones, fins i tot algunes que treballen per a aquestes empreses, desconeixen què fa el departament de compres, per què existeix o per a què serveix. Per entendre millor quin és el paper del departament de compres, tingueu en compte algunes funcions que realitza.
Consell
El departament de compres és l’encarregat d’adquirir matèries primeres i altres recursos al millor preu possible.
Adquisició de matèries primeres i altres recursos
Una funció del departament de compres és adquirir tots els materials necessaris per a la producció o el funcionament diari de l’empresa o de l’organització governamental. Per a una empresa fabricant, això pot incloure matèries primeres com ferro, acer, alumini o plàstics, però també pot incloure eines, maquinària, camions de repartiment o fins i tot el material d’oficina necessari per a les secretaries i l’equip de vendes.
En un entorn minorista, el departament de compres s’assegura que sempre hi hagi prou producte als prestatges o als magatzems per mantenir satisfets els clients i mantenir la botiga ben assortida.
Amb una petita empresa, és especialment important mantenir la comanda d’inventari a un nivell raonable; invertir grans quantitats de capital en excés d’estoc podria provocar problemes d’emmagatzematge i una manca de capital per a altres despeses, com ara publicitat o investigació i desenvolupament. La compra també supervisa tots els proveïdors que subministren a una empresa els articles que necessita per funcionar correctament.
Aconseguir el millor preu possible
Un departament de compres també s’encarrega d’avaluar contínuament si rep aquests materials al millor preu possible per maximitzar la rendibilitat. Això pot suposar un desafiament per a una petita empresa que pot comprar en quantitats inferiors a les d’un venedor més gran i que, per tant, pot no rebre el mateix tipus de descomptes massius. Un departament de compres en una petita empresa necessita fer compres per trobar els millors proveïdors als preus més raonables per a les comandes de mida particulars de l’empresa.
El personal del departament de compres pot comunicar-se amb proveïdors alternatius, negociar millors preus per a comandes massives o investigar la possibilitat d’adquirir materials més barats de fonts alternatives com a part de les seves activitats diàries.
Tramitació i comptabilitat
Els departaments de compres gestionen tots els tràmits relacionats amb la compra i lliurament de subministraments i materials. La compra garanteix el lliurament oportú de materials dels proveïdors, genera i fa un seguiment de les comandes de compra i treballa al costat del departament destinatari i del departament de comptes a pagar per garantir que les entregues promeses es rebin íntegrament i es paguen a temps. En una petita empresa, això significa treballar estretament amb el departament de comptabilitat per garantir que hi hagi prou capital per comprar els articles comprats i que l’efectiu flueix sense problemes i que tots els pagaments es facin a temps.
Compliment dels protocols empresarials
El departament de compres també s'ha d'assegurar que compleix totes les polítiques de l'empresa. Per exemple, en una petita empresa, els membres del personal poden comunicar-se amb el departament de compres sobre les necessitats de compra de material, com ara material d'oficina o ordinadors. Abans de realitzar una compra, el departament de compres ha de garantir que atén els protocols adequats de compra i aprovació del pressupost i ha de garantir que els articles es comprin d’acord amb la política general de compra de l’organització.
