Guies

Quin és l’objectiu d’utilitzar un full de càlcul?

Els fulls de càlcul són una eina empresarial i comptable essencial. Poden variar en complexitat i es poden utilitzar per diversos motius, però el seu propòsit principal és organitzar i classificar les dades en un format lògic. Un cop introduïdes aquestes dades al full de càlcul, podeu utilitzar-les per ajudar a organitzar i fer créixer el vostre negoci.

Emmagatzematge de dades empresarials

Un full de càlcul és una manera senzilla d’emmagatzemar tot tipus de dades. Aquests tipus de dades poden incloure dades financeres, dades de clients i dades de productes. Els fulls de càlcul d'Excel poden admetre més d'un milió de files i més de 16.000 columnes, de manera que tindreu molt d'espai per emmagatzemar una quantitat enorme. Això és el que els fa ideals per a la creació de bases de dades.

Usos comptables i de càlcul

Les empreses de tot el món utilitzen fulls de càlcul per fer un seguiment dels seus comptes empresarials. Podeu introduir fórmules que faran tots els càlculs del vostre negoci a mesura que aneu sense la despesa d’utilitzar programari de comptabilitat. Els fulls de càlcul us faran tots els càlculs, cosa que us estalviarà haver de fer aquests càlculs manualment.

Ajuda sobre pressupostos i despeses

Feu un seguiment de la despesa de la vostra empresa en un full de càlcul. Podeu crear fulls de càlcul pressupostaris personalitzats per gestionar els vostres ingressos i les vostres despeses, de manera que no tingueu cap sorpresa quan arribi el moment de presentar la declaració d’impostos.

Ajudar amb les exportacions de dades

Els fulls de càlcul es poden utilitzar per contenir dades que s’han exportat des d’altres sistemes. De vegades, els sistemes de gestió de dades en línia no presenten dades en un format fàcil de llegir o és difícil accedir a les dades fora de línia.

Tamís i neteja de dades

Utilitzeu els fulls de càlcul per identificar inexactituds i duplicats a les vostres dades. Amb un full de càlcul, és fàcil eliminar les dades no desitjades o de baixa qualitat. Això és especialment necessari en relació amb les dades dels clients, que heu de mantenir actualitzats i exactes.

Generació d'informes i gràfics

Utilitzeu fulls de càlcul per informar de tendències o fer previsions empresarials. Aquests informes es poden posar a disposició de tothom de l’empresa; es poden prendre el temps per analitzar les dades per si mateixos. És fàcil fer comparacions entre conjunts de dades. Podeu pivotar les taules per mostrar també aspectes particulars de les vostres dades, cosa que és necessària quan disposeu de grans quantitats de dades per ordenar.

Les dades d’un full de càlcul es poden utilitzar per crear gràfics que després es puguin utilitzar per generar informes. Podeu crear gràfics i gràfics circulars que condensin les dades en un format fàcil de llegir d'un cop d'ull. És una característica fantàstica que pot ser ideal per a presentacions d’empreses que requereixen que mostreu moltes dades en poc temps.

Tasques administratives empresarials

Utilitzeu fulls de càlcul per a la creació de rebuts i factures. També podeu utilitzar-lo per fer previsions relacionades amb els negocis i planificar amb antelació per al futur.

Aquests són alguns dels fulls de càlcul amb finalitats habituals, però hi ha maneres addicionals de fer servir un full de càlcul per assolir els vostres objectius empresarials. Configureu-los segons les vostres necessitats i aprofiteu totes les maneres en què podeu utilitzar aquesta eina senzilla però eficaç.