Les habilitats organitzatives es consideren valuoses per a qualsevol empleat, però hi ha diverses habilitats més específiques que donen a una persona "habilitats organitzatives sòlides". Generalment es considera que algú amb fortes habilitats organitzatives té la capacitat de gestionar les seves funcions mitjançant una planificació acurada, una optimització del temps, una orientació detallada i la priorització. La vostra capacitat per veure un projecte sense problemes des de la planificació primerenca fins a la finalització final sens dubte es notarà a la vostra organització.
Fer que la planificació sigui important
Les habilitats organitzatives sòlides estan íntimament relacionades amb la capacitat de planificació. Impliquen que algú amb fortes habilitats organitzatives fa que la planificació sigui important. Una persona amb bones habilitats organitzatives estableix tasques específiques per a la realització o la realització i les aborda amb intenció. Això és força diferent de les persones que no tenen habilitats organitzatives i funcionen sense plans específics, actuant de manera més espontània. Per tant, ser un bon planificador és important per tenir fortes habilitats organitzatives.
Per millorar la planificació, definiu els passos principals que caldrà per completar una tasca. Aquests diferiran segons la feina que feu, però poden incloure pressupostos, dotació de personal, treball amb contractistes, investigació i altres passos necessaris per fer les coses. A continuació, identifiqueu les sub-tasques necessàries per a cada pas del vostre projecte.
Prioritzeu totes les vostres tasques
La priorització és fonamental per a les habilitats organitzatives. L’organització de les vostres activitats és relativament inútil si no prioritzeu les tasques per tal d’aconseguir els elements més importants primer. En prioritzar, les persones organitzades aconsegueixen completar les seves tasques més importants primer per optimitzar la seva producció. Establir prioritats també ajudarà a assignar els costos del projecte, ja que les tasques amb més prioritat són les que haurien de rebre finançament segur.
Com a simple exemple: organitzar una festa d’oficina per augmentar la moral del personal pot ser un esforç que val la pena, però és probable que no tingui la mateixa prioritat que l’actualització de l’alta direcció mitjançant la presentació d’un informe de progrés a temps. Mantingueu clares les vostres prioritats.
La gestió del temps és essencial
La gestió del temps és un altre element crític de les habilitats organitzatives. Fer un millor ús del vostre temps és important dins del context de l’organització. De fet, l'organització generalment està pensada per ajudar-vos a aconseguir el màxim rendiment possible durant un període de temps concret.
La gestió adequada del temps normalment inclou l’ús d’un planificador o planificador per esbossar reunions o activitats importants que es duran a terme cada dia. Esbossar l’ús del vostre temps us ajudarà a treure’n el màxim profit. La planificació es pot fer en paper, però també hi ha excel·lents eines de programari i en línia que us poden ajudar en la gestió del temps. Per a grans projectes que impliquen personal de moltes ubicacions, pot ser necessària alguna forma de programari de gestió de temps i de gestió de projectes.
Vigileu els detalls
L’organització i l’orientació dels detalls es relacionen habitualment. L'orientació al detall és un focus en les petites coses que fan que un projecte completi o compleixi tots els aspectes d'una tasca concreta. L’orientació detallada sovint ajuda els empleats organitzats a evitar descuidaments en projectes importants i petits passos erronis que poden servir de detractors a un projecte ben completat. Una de les missions de la NASA a Mart va fallar famosament perquè els enginyers van utilitzar anglès en lloc de unitats mètriques en els seus càlculs. Els detalls són essencials per a l’èxit del projecte.
Els comptables i els gestors de projectes es troben entre els empleats que sovint posseeixen una gran capacitat d’orientació en els detalls, ja que els errors menors són problemes importants en el seu treball.
