En algunes indústries, els proveïdors treballen íntegrament a partir de comandes de compra o de contractes de compra detallats, però la majoria de les empreses han de realitzar transaccions individualment. Depenent de la vostra indústria, és possible que tingueu efectiu, xecs, targetes o una combinació aleatòria de tots tres. Una de les necessitats més bàsiques per a qualsevol negoci orientat a les vendes és una manera de fer i registrar vendes, i per això serveix una màquina TPV.
Què és una màquina TPV?
El significat complet de TPV és "punt de venda" o, en altres paraules, és on finalitza la transacció. El terme en si pot tenir un parell d’interpretacions diferents. En el sentit més estret, significa que el terminal que es troba al costat de la caixa registradora per processar targetes de crèdit i dèbit, i qualsevol targeta regal que accepteu al vostre negoci. Més sovint, quan parleu d’una màquina TPV, pensareu en tot el terminal, que té una pantalla informativa i la capacitat de gestionar tots els tipus de pagament. També hi ha molts dispositius TPV per a usos especials, que es troben entre el terminal de targeta senzill i un sistema TPV complet i complet. Tant si les vostres necessitats us porten fins a la gamma alta o baixa, totes les màquines TPV necessiten gestionar algunes de les mateixes funcions bàsiques.
Funcions bàsiques de TPV
La màquina TPV original era una simple caixa registradora. No va fer gran cosa segons els estàndards moderns, però va mantenir un registre de totes les vendes en què havia caigut un caixer. A partir d’això, sempre que sabéssiu quants diners hi havia fins a començar el dia, podríeu treballar si faltaven diners. Els totals diaris us van mostrar si les vendes augmentaven o disminuïen i, a partir del nombre de transaccions, podríeu determinar el valor de la vostra venda mitjana. Si sabéssiu el valor en dòlars del vostre inventari inicial, també podríeu tornar enrere respecte dels vostres totals de vendes per saber si perdíeu diners pel robatori d’inventari o per vendes no registrades. Totes aquestes són funcions bàsiques de TPV, i fins i tot les primeres caixes registradores van facilitar la gestió d’un negoci basat en vendes.
Amb el pas dels anys, les caixes registradores van ser molt més capaces. Es podrien programar per afegir els impostos adequats al preu de venda, de manera que no haureu de treballar-los manualment i també podrien registrar els imports dels impostos a efectes comptables. Podien proporcionar subtotals per producte o categoria de productes i, finalment, a mesura que els ordinadors es van fer més barats i, en general, estaven més disponibles, van ser dissenyats per interactuar amb programes informàtics de fons. Aquest és el punt en què la caixa registradora tradicional es va transformar en un sistema de punt de venda, tal com fem servir el terme actual.
Sistemes TPV al detall
Una màquina TPV moderna va molt més enllà de les funcions bàsiques d’una caixa registradora de la vella escola, fins i tot quan s’assembla a l’exterior. En una caixa registradora ancestral, calia introduir el preu de cada producte manualment; ara, però, els preus estan preprogramats al sistema i es llegeixen des d’un escàner de codis de barres. Això redueix substancialment el potencial d’errors i també millora la precisió dels vostres informes de vendes. El terminal TPV es pot configurar per fer un seguiment i registrar les vendes de productes i serveis de qualsevol manera que sigui rellevant per a vosaltres i, normalment, això es vincula directament amb el vostre programari de comptabilitat de manera que la informació estigui sempre al vostre abast.
La mateixa màquina TPV encara pot semblar una caixa registradora amb un calaix d’efectiu a sota, una disposició de teclat tradicional i una impressora de rebuts integrada que utilitza un rotlle de paper estret per imprimir els fulls. Alguns sistemes adopten un enfocament diferent: posen un petit ordinador sota el taulell amb el taulell d’efectiu i utilitzen un teclat d’ordinador per introduir qualsevol dada que no provingui dels escàners de codis de barres. Un altre estil de màquina TPV elimina completament el teclat, mitjançant pantalles tàctils per introduir la informació. L’estil de terminal que utilitzeu no és realment el més important. Aquests tres tipus, així com els terminals de nínxol més especialitzats, funcionen simplement com a portada del programari que realment gestiona la vostra botiga.
Les transaccions són només el punt de partida
Sonar en una venda és el més fonamental que fa una màquina TPV, però no necessiteu cap equipament sofisticat per a això. Podeu fer-ho amb un bolígraf i un llibre de rebuts, si cal, i hi ha molts petits operadors que ho fan exactament. El problema de fer un seguiment manual de les transaccions és que consumeix molt de temps i limita el creixement de la vostra empresa. Un modern sistema informàtic de TPV està dissenyat per racionalitzar l’accés a tota la informació de vendes, per a un ús comptable i de gestió. Aquesta capacitat per convertir les dades de vendes en brut en alguna cosa manejable és el que realment pagueu.
Comptabilitat i informes simplificats
El flux de caixa pot ser la sang vital d’un negoci, però la informació és l’os i el tendó, i és aquí on brillarà un bon sistema de TPV. Posa tota la informació de vendes directament en mans dels vostres comptables, ja sigui exportant dades al vostre sistema de comptabilitat o, idealment, integrant-la directament al vostre programari de comptabilitat. L'eliminació del pas addicional d'entrada de dades us proporciona informes més ràpids i evita un punt en què els errors poden entrar a la vostra comptabilitat. Totes les vostres dades de vendes es troben al vostre abast cada dia, sovint de manera puntual, de manera que les decisions de gestió que preneu sempre es basaran en informació sòlida.
Voleu saber quins productes o categories es venen millor a cada ubicació o a cada departament? Quins torns o quins venedors individuals s’encarreguen de traslladar el major nombre de productes? Quants clients han aprofitat la vostra oferta de cupons més recent o han vingut per al producte que només heu anunciat en un lloc concret? El vostre sistema de TPV us hauria de dir aquestes coses, o bé hauria de ser capaç de fer-ho, amb un ajust mínim.
Inventari perpetu
Una altra cosa que us farà un sistema de TPV, i és molt important, és proporcionar-vos informació actualitzada sobre els nivells d’inventari. L’ordinador registra l’inventari inicial del període i, a continuació, controla les vendes que surten i les comandes que arriben, de manera que, en un moment donat, l’inventari que es mostra a l’ordinador hauria d’estar actualitzat. Això s'anomena "inventari perpetu" i és alhora una eina de gestió important i de conveniència. Si teniu un inventari precís i actualitzat i una projecció sòlida del que haurien de ser les vostres vendes en les properes setmanes o mesos, només podeu demanar tot l'inventari que probablement necessiteu.
Ordenar només allò que necessiteu quan ho necessiteu (ho veureu descrit com a ordre "just a temps") pot canviar realment el joc. Els vostres recursos en efectiu no estan lligats en excés d’inventari, necessitareu menys espai d’emmagatzematge i és menys probable que us trobeu marcant mercaderies obsoletes només per desfer-vos-en.
Gestió d’inventaris físics
Alguns sistemes de TPV també us poden ajudar amb la gestió d’inventari físic. Faran un seguiment dels vostres productes entrants per categoria, per ubicació física o per qualsevol altre criteri que considereu important. Quan arriba el moment de comptar l'inventari físic i comparar-lo amb l'inventari perpetu de l'ordinador, el TPV us pot indicar on cal buscar i quants se suposa que hi ha en una secció determinada. Si teniu productes emmagatzemats en ubicacions diferents i un magatzem mostra més productes perduts o perduts que els altres magatzems, això us indica que és possible que tingueu problemes de seguretat o robatori en aquella ubicació concreta. Fins i tot si això demostra ser una senzilla negligència, és informació útil sobre la qual podeu actuar per assegurar-vos que tothom segueix els mateixos procediments.
Gestió de relacions amb clients
Per molt important que sigui la comptabilitat i la gestió d’inventaris, hi ha més en un negoci reeixit que el recompte de bean. La vostra manera d’interactuar amb els vostres clients i el que en sabeu, pot generar o trencar les vostres esperances de creixement a llarg termini. Molts sistemes de TPV fan un seguiment del historial de compres dels vostres clients al llarg del temps i podeu començar a tenir una idea de quins són els vostres millors clients i quins nous productes poden resultar interessants. Sense l'ajut de l'ordinador, de vegades és fàcil passar per alt els clients poc vistosos que són clients constants, però que no fan un cop prou gran per ser memorables, tot i que sovint són la columna vertebral del vostre negoci.
Sistemes TPV d’hostaleria
Els sistemes TPV no es limiten a empreses convencionals basades en vendes. També són crucials a la indústria de l’hostaleria, on s’utilitzen per manejar escenaris encara més complexos. En un restaurant, per exemple, el sistema ha de fer un seguiment de les comandes que es fan i imprimir bitllets per a la tripulació de la cuina, per fer-los saber què han de preparar. Els sistemes sofisticats poden fer un pas més enllà i imprimir bitllets separats per a cada estació de treball de la cuina, de manera que cada cuiner tingui una llista personal de comandes. El sistema també ha de ser capaç de fer un seguiment de consells, tarifes de càtering i diversos altres càrrecs especials, a més de fer un seguiment dels preus i impostos de venda habituals.
Els sistemes TPV de restaurants més capacitats també poden proporcionar el tipus d’ajuda amb la gestió d’inventaris que gaudeixen els minoristes. En aquests casos, totes les receptes del menú estàndard s’introdueixen a l’ordinador amb antelació. Si els vostres clients volen 213 comandes del vostre plat de gambes de pesto signatura en un vespre determinat, el sistema pot ajustar els nivells d’inventari per mostrar-vos la quantitat de dents produïdes en el vostre subministrament d’ingredients. Sempre sabreu quan i quant reordeneu.
Terminals de processament de targeta TPV
És bo somiar amb tenir totes aquestes funcions al vostre abast, però, realment, no totes les empreses requereixen un sistema de TPV a gran escala, sobretot al principi. És possible que ara mateix estigueu bé amb una caixa registradora de la vella escola, sobretot si fer servir un sistema de TPV vistós us deixaria pocs fons per a altres coses importants, com ara inventari i nòmines. En aquest cas, tot el que realment necessiteu és un terminal de processament de targetes. Tothom pot acceptar diners en efectiu i xecs com a pagament, i aquestes senzilles màquines TPV també us ofereixen l'opció de prendre targetes de crèdit, dèbit i targetes regal.
En alguns casos, fins i tot sistemes de TPV sofisticats prenen la decisió pragmàtica d’utilitzar terminals separats de processament de targetes. Si construïu aquesta funció en un monitor o teclat, l’única manera d’actualitzar-la és substituint el monitor o el teclat, que sol ser una opció costosa. Amb terminals separats, quan apareixen noves tecnologies, com ara targetes basades en xips o targetes de tocador de pagament, només cal que el vostre servei de processament de pagaments reemplaci o actualitzi els terminals.
Terminals de processament de targetes mòbils
Fins i tot hi ha maneres d’acceptar pagaments amb targeta per part de les empreses mòbils, que poden ser molt útils si sou artesans o venedors del mercat de pagès, o si teniu una empresa de taxi o de repartiment. Si teniu un restaurant de pizzeria, per exemple, l’empresa que us proporciona els terminals regulars de processament de targetes probablement us pot configurar amb una versió mòbil amb bateria per als vostres conductors de lliurament. Aquests fan servir la tecnologia del mòbil, amb una targeta SIM i dades mòbils, de manera que podeu acceptar pagaments en qualsevol lloc on hi hagi un senyal mòbil.
Fins i tot podeu afegir un petit lector de targetes o "dongle" al telèfon o a la tauleta perquè pugueu utilitzar-lo com a simple dispositiu TPV. Els lectors de targetes estan disponibles a diversos proveïdors i accepten pagaments mitjançant serveis com Square i PayPal, així com mitjançant proveïdors de serveis convencionals.
