El cost d’operació, sovint conegut com a cost d’operació, és el diner que es necessita per dirigir el vostre negoci. Aquestes són les despeses comercials diàries necessàries per mantenir els llums encesos i tenir el personal necessari per vendre i satisfer les necessitats dels clients. Els costos d’explotació es reflecteixen sovint al compte de pèrdues i guanys, que es registra cada any per a una empresa; el compte de pèrdues i guanys revisa amplis indicadors financers com ara els ingressos globals, els costos de béns venuts, els costos d’explotació i els beneficis nets. En establir els llibres financers de la vostra empresa, entendre què es considera un cost operatiu en comparació amb altres costos ajuda a tenir en compte correctament els costos. Això fa que sigui més fàcil crear estats anuals i registres comptables a l’hora de determinar la salut financera de l’empresa.
Quin és el cost operatiu?
Dir que el cost operatiu consisteix en els fons necessaris per realitzar operacions quotidianes no diferencia totalment aquests costos d’altres despeses empresarials. Quan penseu en els costos d’explotació, penseu en el que cal per mantenir els llums encesos a l’oficina o al magatzem. Aquest tipus de costos inclouen, com a mínim, pagaments d’arrendament i lloguer, despeses de serveis públics, subministraments d’oficina, salaris dels empleats i despeses bancàries. També hi pot haver despeses comptables o legals incloses en aquests números, així com despeses d’entreteniment, despeses de viatge i despeses de venda i màrqueting. Les empreses haurien de classificar aquestes despeses en sistemes de comptabilitat, de manera que puguin executar fàcilment informes i estats financers.
Els costos operatius també inclouen els costos de comprar o fabricar els vostres productes i serveis. Sovint s’anomenen cost de mercaderies venudes (COGS). Aquests són els costos que es resten dels ingressos totals per generar els ingressos bruts. A continuació, se’n resten les despeses d’explotació, amb impostos i interessos sobre els préstecs per determinar el benefici net de l’empresa. Pot semblar que els costos d’explotació i les despeses d’explotació haurien de significar el mateix, però no ho fan. Les despeses d’explotació es refereixen als costos específics després de definir els ingressos bruts al compte de pèrdues i guanys. Aquests inclouen els costos de lloguer, venda i màrqueting, despeses administratives, nòmines i despeses d’oficina. En poques paraules, les despeses formen part dels costos globals. Els costos inclouen despeses, més COGS. No entendre aquesta distinció pot provocar una lectura errònia dels informes i no tenir una imatge fidel de la salut financera de la vostra empresa.
Els costos operatius consisteixen en una barreja de costos fixos i variables. Els costos fixos són costos que no canvien regularment, mentre que els costos variables sí. Els costos fixos inclouen pagaments d’arrendament, mentre que els costos variables inclouen nòmines, serveis públics i fins i tot matèries primeres. No suposeu que tots els costos d’explotació siguin uns o altres. Si una empresa vol escalar la producció a nivells més alts, necessitaria més matèries primeres, més mà d'obra i pagaria més en serveis públics, però la ubicació principal del negoci continua operant amb el mateix contracte d'arrendament.
El càlcul de la despesa operativa utilitza una fórmula senzilla:
Cost d’explotació = COGS + Despeses d’explotació
Una empresa ha de conèixer els seus costos operatius necessaris per assegurar-se que està fixant correctament els preus dels productes o serveis per generar ingressos suficients per pagar totes les despeses. Un líder empresarial ha de tenir en compte el cicle anual de vendes empresarials i tenir en compte les xifres anualitzades, així com els costos operatius trimestrals i mensuals més reduïts, per desglossar la producció de manera constant durant l’any, sense sobrecarregar l’empresa durant els períodes més intensos. Per exemple, una empresa de joguines que sap que vendrà més durant la temporada de vacances pot optar per produir d'una de les dues maneres següents: vendre un nombre fix d'unitats mensuals durant tot l'any o reduir la tripulació, fins que l'empresa vulgui augmentar la velocitat producció més propera a la temporada alta. La comprensió de les despeses operatives anuals totals en relació amb els ingressos ajuda el propietari d’una empresa a crear millor una estratègia que funcioni per al seu negoci.
Cost operatiu vs. Cost d’inici
En veure quins són els costos d’explotació, pot semblar que aquestes són totes les despeses. Per a alguns models de negoci, això és cert. Per a altres models de negoci, hi ha altres costos que cal tenir en compte. El model d’inici té en compte els costos d’explotació, més els costos d’inici. Els costos d’inici inclouen els diners necessaris per obtenir un contracte d’arrendament, comprar o fer un pagament inicial d’equips, ordinadors i subministraments. Els costos d’inici també inclouen la construcció d’ubicacions i la compra de mobles. No són costos operatius normals, però cal tenir en compte el que una nova empresa ha d’obtenir en finançament per llançar correctament el negoci.
Si una startup només busqués un préstec per a petites empreses (SBA) per a despeses d’explotació, l’assessor SBA dubtaria per què no apareixen despeses d’inici. Podria ser que el propietari de l'empresa hagi finançat ell mateix l'inici, cosa positiva, però les despeses d'inici encara s'han de tenir en compte en qualsevol pla de negoci i en qualsevol estat financer que busqui finançament per a un nou negoci. Si l'empresa només busca capital inicial, sorgeixen preguntes similars.
L’oficina de l’SBA o el capitalista de risc voldran saber la rapidesa amb què l’empresa operarà i generarà ingressos. Idealment, l’empresa pot iniciar els costos operatius d’autofinançament ràpidament, però sense aquestes xifres considerades i comptabilitzades, els inversors podrien dubtar a finançar fins i tot les millors idees d’empreses. Els líders empresarials de les empreses emergents han de mostrar als prestadors i als inversors la necessitat exacta i el pla per finançar aquesta necessitat durant almenys tres a cinc anys. Ningú vol posar diners en un projecte només per esperar que guanyi diners; volen veure exactament de quina manera les vendes i el màrqueting generaran els ingressos necessaris per portar l’empresa des d’inversors dependents a autosuficients financerament.
Despeses d’explotació vs. Despeses de capital
De manera similar a una despesa d’inici, els costos de capital no formen part dels costos operatius normals. A més, els costos d’inici es poden considerar una despesa de capital, però hi ha altres despeses que s’inclouen en aquesta partida per a empreses existents. És important entendre la distinció. Com ja s'ha comentat, la despesa operativa és el finançament necessari per a les operacions comercials diàries. La despesa de capital és el finançament que s’utilitza per crear un benefici futur; és un creixement cap al desenvolupament a llarg termini de l’empresa.
Les despeses de capital es tracten de manera diferent a efectes d'impostos empresarials, ja que normalment impliquen inversions en un actiu a llarg termini com ara el desenvolupament de terrenys o programari. Tot i que hi ha costos associats a les despeses de capital, es registren com a actius al balanç, mentre que totes les despeses d’explotació es tracten com a despeses al compte de pèrdues i guanys. Es permet que la majoria d’actius s’amortitzin en concepte d’impostos amb el pas del temps, cosa que ajudarà l’empresa a compensar els ingressos futurs resultants del creixement, tot captant el valor total de l’actiu al llarg del temps.
Un negoci que comença pot necessitar dos anys de despeses d’explotació, així com la inversió de capital per iniciar l’empresa. Un negoci existent que superi la necessitat de costos d’inici podria buscar inversions de capital per al creixement o utilitzar beneficis retinguts per a despeses de capital utilitzades en les estratègies d’expansió i creixement a llarg termini. Un negoci existent que busca inversions de capital no hauria de necessitar aquests diners per a despeses d’explotació. L’empresa hauria de ser capaç de demostrar una generació d’ingressos consistent per pagar les despeses d’explotació i obtenir beneficis, fins i tot si és petit.
Exemple de costos operatius empresarials
Ja hem llistat molts exemples de costos operatius que es troben a les pràctiques comercials diàries. Examinem com funciona això en una petita empresa mitjana. Un fabricant de ceràmica amb talent vol obrir un aparador amb un taller i una zona d’emmagatzematge a la part posterior de la botiga. Els costos d’inici són la primera consideració. L’arrendament és de 2.000 dòlars al mes, que inclou serveis públics que requereixen dos mesos de descompte o 4.000 dòlars. També necessita pantalles, prestatges, un estand de venda bàsic amb ordinador i programari de punt de venda. Tots els mobles costen 6.000 dòlars i el maquinari i el programari de l’ordinador són 1.000. També necessita senyalització per a la botiga, que costa 1.000 dòlars, i l’equip de ceràmica actualitzat costa 2.000 dòlars. Els seus costos d’inici són: 14.000 $ (4.000 $ + 6.000 $ + 1.000 + 1.000 $ + 2.000 $).
Ara, tingueu en compte els seus costos operatius, començant pel cost de fabricar la seva ceràmica. Necessita fang, pintura i altres objectes gastables que s’utilitzen per fer cada obra d’art. Per fabricar 100 peces noves al mes, calcula que necessita aproximadament 2.000 dòlars en subministraments. Es tracta d’un cost variable i, com que cada peça està personalitzada, hi haurà espatllament i pot utilitzar més subministraments per a comandes personalitzades. Estima que vendrà un mínim de 80 peces al mes, amb una mitjana de 100 dòlars per peça o 8.000 dòlars en ingressos totals.
El seu COGS és de 2.000 dòlars, que es resten dels seus ingressos totals per obtenir un benefici brut de 6.000 dòlars (8.000 - 2.000 dòlars = 6.000 dòlars). A partir d’això, ha de pagar despeses de funcionament de 2.000 dòlars en lloguer mensual, 500 dòlars en màrqueting, 1.000 dòlars per al seu únic empleat, 100 dòlars en préstec per a la seva posada en marxa i altres 500 dòlars en impostos, subministraments d’oficina i una línia telefònica empresarial. Les seves despeses operatives totals són de 4.100 dòlars (2.000 dòlars + 500 dòlars + 1.000 dòlars + 100 dòlars + 500 dòlars). Quan els resta, té un benefici net de 1.900 dòlars. Això és abans que hagi distribuït els seus beneficis a si mateix o hagi invertit en el creixement del seu negoci.
El seu cost operatiu és el COGS, més les despeses operatives. Per tant, el seu cost operatiu mensual és de 6.100 dòlars. Multipliqueu-ho per 12 per obtenir un cost operatiu anual de 73.200 dòlars. Els seus ingressos totals anuals són de 96.000 dòlars, cosa que deixa al propietari del negoci uns beneficis nets de 22.800 dòlars. Tenint en compte que encara no s’ha pagat, els seus guanys es distribueixen a partir d’aquest número.
Planificació estratègica per a empreses
El propietari de la petita empresa hauria de considerar els costos invertits en obtenir beneficis bruts, el COGS, així com les despeses d’explotació, de manera que pogués buscar maneres de millorar els beneficis nets. Molts propietaris d’empreses podrien posar-se en nòmina per una petita quantitat i fer una distribució al final de l’any, amb altres beneficis. Si no hi ha molts beneficis, això significa que el propietari de l'empresa només cobra un salari petit de la companyia.
Penseu en el propietari de la nostra botiga de ceràmica. Si volgués aconseguir noves pantalles tres anys després del negoci per modernitzar la botiga, no tindria molts diners per fer-ho. No cobrava cap salari a l’exemple, de manera que només guanyava un màxim de 1.900 dòlars mensuals a l’exemple. Hauria de determinar com reduir els seus COGS o les seves despeses de funcionament, de manera que pogués augmentar els seus beneficis. Per contra, hauria de determinar com augmentar la seva operació per poder vendre més productes, tot mantenint els costos baixos.
Potser el propietari de l’empresa podria comprar alguns subministraments a granel, pagant menys i emmagatzemant el que pogués sense preocupar-se del deteriorament. També podia fer una anàlisi de preus al mercat per determinar quins productes es venen millor i, després, podia augmentar els preus. El propietari del negoci també podria mirar les temporades de màxima venda per assegurar-se que no només té els prestatges proveïts de productes, sinó també que té promocions per atraure el màxim nombre de vendes possible. És possible que hagi de passar alguns mesos de 50 a 70 peces, de manera que tindria prou estoc per a les vendes de temporada alta, quan pugui maximitzar els ingressos. Aquestes són algunes estratègies que els líders empresarials poden considerar per generar més beneficis, sense incórrer en més despeses.
