Amb la majoria de fulls de càlcul d'Excel, introduïu dades manualment a les cel·les i després utilitzeu fórmules o altres funcions per analitzar-les o realitzar càlculs. Si teniu una font de dades gran, com ara una base de dades Access, una base de dades SQL Server o fins i tot un fitxer de text gran, també podeu recuperar-ne dades mitjançant Excel. L’ús d’instruccions SQL a Excel us permet connectar-vos a una font de dades externa, analitzar el contingut del camp o de la taula i importar dades, tot sense haver d’introduir les dades manualment. Un cop importats dades externes amb sentències SQL, podeu ordenar-les, analitzar-les o realitzar els càlculs que necessiteu.
1
Obriu Microsoft Excel i, a continuació, creeu un fitxer de llibre nou o obriu un fitxer existent al qual vulgueu connectar una font de dades externa.
2
Feu clic a "Dades" a la cinta Excel. Feu clic a la icona "D'altres fonts" a la secció Obtén dades externes. Feu clic a "Des de la consulta de Microsoft" al menú desplegable.
3
Feu clic al tipus de font de dades a la finestra Selecciona font de dades. Feu clic i activeu l'opció "Utilitzeu l'assistent de consulta per crear / editar consultes" i, a continuació, feu clic a "D'acord". Primer apareixerà la finestra Connexió a la base de dades i, pocs segons després, apareixerà la finestra del navegador Selecciona el fitxer de la base de dades.
4
Cerqueu la carpeta i el fitxer de la base de dades o del fitxer font de dades. Ressalteu el nom del fitxer de la font de dades i feu clic a "D'acord". El quadre Assistent de consulta apareixerà a la pantalla.
5
Feu clic i seleccioneu la taula de la font de dades que conté els camps que voleu consultar amb SQL i importar-los al full de càlcul d'Excel. Feu clic al botó ">" al mig de la finestra de l'Assistent de consulta per omplir les columnes del tauler de consulta amb els noms dels camps de la taula seleccionada a la font de dades. Feu clic al botó "Següent" per continuar.
6
Seleccioneu les opcions de filtre per a les dades que voleu recuperar i mostrar-les al full de càlcul si ho desitgeu. En crear un filtre per a dades en un o més camps, demaneu a Excel que només recuperi dades de la font de dades que compleixin certes condicions o criteris. Per exemple, si la vostra font de dades conté una llista de clients i la seva informació de contacte, és possible que tingueu un camp a la taula per als números de telèfon. Si només voleu recuperar clients de la font de dades que tinguin un codi d'àrea (919), podeu fer-ho aplicant un filtre. Feu clic al número de telèfon o a un altre camp de nom similar al tauler Columna a filtre i seleccioneu "conté" a la llista de tipus de filtre. Introduïu "919" al camp següent i premeu "Següent".
7
Seleccioneu un ordre de classificació ascendent o descendent per recuperar els registres de la font de dades. Feu clic al botó "Següent". Activeu l'opció "Torna les dades a Microsoft Excel" i feu clic al botó "Finalitza".
8
Feu clic i activeu l'opció "Taula" a la finestra Importa dades. Activeu l'opció "Full de treball existent" i feu clic a la icona de "fletxa vermella" a la dreta del camp de la cel·la sota l'etiqueta de full de treball existent. Feu clic i seleccioneu la cel·la on voleu situar l'extrem superior dret de la taula de dades que conté registres de la font de dades externa.
9
Feu clic a "D'acord". Excel mostra una taula amb els registres recuperats que tornen com a resultat de la consulta SQL subjacent de la font de dades per part de l'Assistent de consultes.
10
Consulteu la consulta SQL per veure com el codi recupera les dades de la font de dades externa. Feu clic a "Connexions existents" a la pestanya Dades. Feu clic a la icona "Consulta des del tipus de font de dades" a la secció Connexions d'aquest llibre de la finestra Connexions existents. La finestra Importa dades apareixerà a la pantalla.
11
Feu clic al botó "Propietats". A la finestra Propietats de la connexió, feu clic a la pestanya "Definició". Localitzeu el text al quadre de text de l'ordre. Hi apareix el codi de consulta SQL natiu. Per a una consulta SQL que hagi recuperat registres d'una taula externa amb l'etiqueta "Personal_Contacts", el codi semblaria similar al següent: SELECT tbl_Personal_Contscts.ID, tbl_Personal_Contacts.Contact_Name, tbl_Personal_Contscts.Phone_Number, tbl_Personal_Contscts.Email C: \ Users \ NameOfUser \ Documents \ Database1.accdb.tbl_Personal_Contacts tbl_Personal_Contacts
12
Feu clic al botó "D'acord" per tancar la finestra Propietats de la connexió. Editeu altres dades al full de càlcul i deseu el llibre de treball segons sigui necessari.
