Guies

Com convertir fulls d'Excel a Word

El Microsoft 365 Office Suite és un potent conjunt de programes de programari àmpliament utilitzat a tota l'empresa. Tot i que Excel s’utilitza com a programa de full de càlcul i Word s’utilitza com a programa de processament de textos, tots dos es poden integrar per crear documents que s’utilitzen regularment a les empreses. Tot i que no podeu convertir directament .xls a .doc, les extensions de fitxer Excel i Word respectivament, podeu realitzar funcions com ara inserits de taules de combinació de correu.

Ús de dades d'Excel a Word

Obriu el fitxer Excel que voleu moure a un document de Word. A continuació, obriu Word; podeu utilitzar un document existent o iniciar un document de Word nou. Determineu quina part del full d'Excel voleu copiar i enganxar al document de Word. Si hi ha un gràfic que voleu copiar, utilitzeu el ratolí per seleccionar el gràfic i premeu Control + C. Això copia l'àrea seleccionada.

Ara aneu al document de Word i localitzeu l'àrea on voleu inserir el gràfic copiat. Col·loqueu el cursor en aquest punt i premeu Control + V per enganxar-hi el gràfic. Hi ha diverses opcions d'enganxar a Excel 2010 designades per una finestra emergent amb cinc icones. D'esquerra a dreta, les icones signifiquen que els elements enganxats:

  • Utilitzeu el tema de destinació: Incorpora el gràfic perquè coincideixi amb un document existent.

  • Mantingueu el format de la font: El format del gràfic es manté igual que el full d'Excel i es pot editar manualment a Word.

  • Utilitzeu el tema de destinació i les dades d'enllaç: El tema del document de Word es fa coincidir, però les dades continuen connectades al full d'Excel, reflectint els canvis realitzats a les dades del gràfic d'Excel.

  • Mantingueu el format de font i l'enllaç de dades: El tema original del gràfic d'Excel es trasllada al document de Word juntament amb el manteniment de l'enllaç de dades al fitxer Excel per fer canvis a mesura que s'actualitza el gràfic d'Excel.
  • Imatge: El gràfic s’enganxa com a imatge i no es pot editar a les cel·les del gràfic.

Segons la mida del gràfic, és possible que hàgiu de canviar la mida per ajustar-lo als marges del document. Feu-ho fent clic al gràfic per tal que el gràfic quedi perfilat i queden quadrats a cada cantonada i línia mitjana del contorn. Seleccioneu el quadrat superior esquerre amb el ratolí i manteniu-lo premut mentre arrossegueu la cantonada cap al centre o cap a fora per canviar la mida del gràfic.

Procediment de combinació de correu

La combinació de correu és una potent eina que integra dades en un full d'Excel a lletres, sobres i etiquetes creades a Word. Si teniu una gran base de dades amb noms de clients, adreces i números de telèfon, podeu fer que Word enviï un document individualitzat a cada persona creant un fitxer de combinació de correu.

Prepareu el full d'Excel per a la combinació de correu preparant les vostres dades correctament. Anomeneu les columnes tal i com es farà a la combinació de correu. Per exemple, la columna amb el nom d'una persona s'ha d'etiquetar amb el nom de nom. La combinació de correu coincidirà amb nom, cognom, adreça 1, adreça 2, ciutat, estat i codi postal. Si no nomeneu aquestes columnes perquè coincideixin amb la combinació de correu, és possible que Word no reconegui que una columna és el camp que ha d'utilitzar i passa per alt les dades.

Obriu un document de Word nou. A la pestanya Inicia la combinació de correu, obriu Mailings i trieu quin tipus de combinació de correu voleu fer: cartes, sobres, etiquetes o correus electrònics. Aneu a la pestanya Selecciona destinataris i trieu Utilitza una llista existent. Cerqueu el full d'Excel que contingui les dades que vulgueu combinar amb Word.

A continuació, inserireu el bloc d'adreces. Aquí és on inseriu els noms de columna que coincideixen amb la informació que desitgeu a la carta, etiqueta o sobre, com ara nom, cognoms i adreça. Seleccioneu D'acord i Desa el fitxer. Si esteu treballant en una carta, és possible que vulgueu inserir una felicitació amb el nom d'una persona. Seguiu les instruccions de Línia de felicitació com ho faríeu per al bloc d'adreces. Amb qualsevol addició, seleccioneu D'acord i Desa el fitxer.

Aneu a Finalitza la combinació de correu per permetre que els dos fitxers es combinin i creen els documents individualitzats desitjats. Podeu desar tota la combinació de correu per utilitzar-la en el futur amb altres enviaments massius.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found