Una bona comunicació als negocis pot marcar una gran diferència en la vostra percepció. Ja sigui que escriviu una proposta formal en forma de carta o només una carta comercial, si utilitzeu un format adequat i expliqueu les vostres idees de manera clara i succinta, assegureu-vos que el vostre públic comprengui les vostres idees i augmentarà la seva probabilitat de veure-les favorablement.
Formateu la carta
Formateu la lletra correctament. Escriviu en capçalera amb el vostre nom, adreça i altra informació de contacte centrada a la part superior. Si no teniu cap capçalera, escriviu el vostre nom i adreça a l'extrem superior dret de la carta. El nom i l'adreça del destinatari haurien d'estar a dues línies de la vostra adreça i a l'extrem esquerre. Col·loqueu la data centrada a sota de l'adreça del destinatari o al costat dret de la línia a sota de l'adreça del destinatari.
A continuació, poseu una línia "Re:" a la part esquerra a sota de la data. Aquesta línia ha de contenir informació clara i succinta sobre el tema de la carta. Per exemple, si esteu discutint una proposta, escriviu alguna cosa així: "Re: Proposta per ampliar l'associació".
Adreçar-se al destinatari
Comenceu la vostra carta amb una salutació formal amb el títol adequat del destinatari. Els títols adequats inclouen el senyor, la senyora i el doctor. No es dirigeixin a una dona com a senyora o senyoreta, tret que us ho hagi dit explícitament. La salutació hauria d'anar seguida de dos punts, de manera que la vostra salutació tingui aquest aspecte: "Benvolgut Dr. Smith:"
Proporcioneu detalls de fons
Proporcioneu informació general al primer paràgraf. Per exemple, si esteu seguint una reunió, discutiu breument el tema de la reunió. Si envieu una proposta, feu un breu resum de la proposta al primer paràgraf. Això pot ajudar el vostre públic a entendre propostes complexes.
Indiqueu el vostre propòsit
Indiqueu clarament i de manera succinta l'objectiu de la vostra carta i la vostra acció següent. Quan escriviu una proposta, proporcioneu detalls clars que no afegeixin informació estranya. Una proposta per a un acord empresarial, per exemple, hauria de proporcionar els termes bàsics de la proposta. També hauríeu d’incorporar qualsevol dada o estadística rellevant a la vostra proposta. Les propostes són més fortes i convincents quan es basen en la investigació o l’experiència del món real.
Sol·liciteu un seguiment al destinatari
Si sol·liciteu una acció específica al destinatari (com ara un reembossament o una pròrroga d'un termini), indiqueu-ho al paràgraf final. Si la proposta confereix algun benefici potencial al destinatari, assegureu-vos d’indicar-ho. Una persona que sol·liciti un reembossament a una empresa podria subratllar que aquest reembossament l’animaria a patrocinar l’empresa en el futur.
Tanca la carta
Tanqueu la carta agraint a la persona la seva consideració i animant-la a contactar amb vosaltres si té alguna pregunta. La carta hauria de tancar-se amb una valedició com ara "Sincerament" o "De debò" seguida d'una coma. Escriviu el vostre nom unes quantes línies a sota de la valediction i signeu el vostre nom a sobre del vostre nom escrit.
Adjunta documentació
Incloeu tota la documentació justificativa a la vostra carta. Per indicar aquests recintes, escriviu "recintes" al costat esquerre sota la vostra signatura. Enumereu els recintes inclosos després d’aquesta paraula. Reviseu la vostra carta si hi ha errors tipogràfics, errors ortogràfics o gramaticals.
