Una comanda de compra és un document legalment vinculant entre un proveïdor i un comprador. Detalla els articles que el comprador accepta comprar a un preu determinat. També descriu la data de lliurament i les condicions de pagament per al comprador. Els sistemes informàtics de comandes de compra han fet que el procés de compra sigui més eficient i permeti un millor seguiment de l’inventari i dels pagaments.
Finalitats de les comandes de compra
Les comandes de compra s’utilitzen normalment quan un comprador vol comprar subministraments o inventari a compte. Això significa que el proveïdor lliura o envia els articles comprats abans del pagament, amb l'ordre de compra com a protecció contra els riscos. Juntament amb la protecció legal, les comandes de compra són significatives tant en la gestió d’inventari com en el seguiment de pagaments. Les comandes de compra ajuden els proveïdors a comparar l'inventari ordenat amb l'inventari enviat i disponible per obtenir-ne la precisió.
També permeten al proveïdor fer un seguiment dels pagaments realitzats en comandes específiques. Els compradors conserven còpies de les comandes que fan per controlar la recepció oportuna dels articles.
Presentació d’una comanda de compra
El comprador prepara la comanda de compra, sovint a través d’un departament de compres. Normalment, aquest procés es fa mitjançant sistemes de programari electrònic, que permeten un millor seguiment i enviament electrònic de les comandes al proveïdor. La comanda de compra, o PO, sol incloure un número de PO, que és útil per fer coincidir els enviaments amb les compres; una data d'enviament; Adreça de facturació; adreça d'enviament; i els articles de sol·licitud, quantitats i preu. Els programes de programari solen tenir camps d’entrada per a cada dada crítica; el comprador simplement emplena els camps abans de processar i enviar la comanda.
Processament de comandes de compra
Un cop el comprador envia la comanda, es crea una compra en curs. L'estat de la comanda es manté en curs fins que el magatzem del comprador hagi rebut els articles ordenats. Un cop l’inventari es rep físicament, normalment s’escaneja en inventari i s’adapta a la comanda de compra adequada. La comanda de compra es marca com a processada o requereix pagament.
El comprador assumeix la responsabilitat de la compra quan realitza el pagament. Per garantir el crèdit correcte per al pagament, el pagament ha d’indicar el número de compra o el número de compte de l’empresa.
Ús de comandes de compra al proveïdor
Els proveïdors utilitzen ordres de compra per complir les comandes i processar els pagaments. Un cop rebuda, l’ordre de compra s’utilitza per retirar l’inventari comprat per envasar-lo i enviar-lo. Un cop extret l'inventari, es prepara una factura basada en les comandes d'articles i es prepara per a l'enviament. Quan s’envien els productes, el proveïdor registra l’enviament al seu sistema d’inventari.
L'ordre de compra s'arxiva electrònicament, i sovint també es presenten còpies en paper. La comanda es marca com a omplerta o en espera de pagament. S’estableixen dates i terminis de recordatori de pagament importants. Això és important per al proveïdor per a una bona supervisió del pagament i per aplicar les polítiques de crèdit.
