Guies

La importància de la planificació en una organització

La planificació ajuda una organització a traçar un curs per assolir els seus objectius. El procés comença amb la revisió de les operacions actuals de l’organització i la identificació del que s’ha de millorar operativament el proper any. A partir d’aquí, la planificació implica preveure els resultats que l’organització vol assolir i determinar els passos necessaris per arribar a la destinació prevista: èxit, tant si es mesura en termes financers com si es tracta d’objectius que inclouen ser l’organització més ben valorada en satisfacció del client.

Ús eficient dels recursos

Totes les organitzacions, grans i petites, tenen recursos limitats. El procés de planificació proporciona la informació que la direcció superior necessita per prendre decisions efectives sobre com assignar els recursos d'una manera que permeti a l'organització assolir els seus objectius. La productivitat es maximitza i els recursos no es malgasten en projectes amb poques possibilitats d’èxit.

Establiment d’objectius organitzatius

Establir objectius que desafien a tothom a l’organització a esforçar-se per obtenir un millor rendiment és un dels aspectes clau del procés de planificació. Els objectius han de ser agressius, però realistes. Les organitzacions no poden deixar-se satisfer massa de com ho fan actualment, o és probable que perdin terreny davant els competidors.

El procés d’establiment d’objectius pot ser un toc d’atenció per a gestors que s’hagin complaït. L’altre avantatge de la fixació d’objectius és quan es comparen els resultats previstos amb els resultats reals. Les organitzacions analitzen diferències significatives respecte a les previsions i prenen mesures per solucionar situacions en què els ingressos eren inferiors als previstos o les despeses més altes.

Gestió del risc i la incertesa

La gestió del risc és essencial per a l’èxit de l’organització. Fins i tot les grans empreses no poden controlar l’entorn econòmic i competitiu que els envolta. Es produeixen esdeveniments imprevistos que s'han de tractar ràpidament abans que les conseqüències financeres negatives d'aquests esdeveniments esdevinguin greus.

La planificació afavoreix el desenvolupament d’escenaris de “què passa si”, en què els gestors intenten imaginar possibles factors de risc i desenvolupar plans de contingència per fer-hi front? El ritme de canvi dels negocis és ràpid i les organitzacions han de poder ajustar ràpidament les seves estratègies a aquestes condicions canviants.

Creació d'equips i cooperació

La planificació promou la formació d'equips i l'esperit de cooperació. Quan el pla es completa i es comunica als membres de l'organització, tothom sap quines són les seves responsabilitats i com altres àrees de l'organització necessiten la seva ajuda i experiència per completar les tasques assignades. Veuen com el seu treball contribueix a l’èxit de l’organització en general i es pot sentir orgullós de les seves contribucions.

El conflicte potencial es pot reduir quan la direcció superior sol·licita l’aportació de gestors de departaments o de divisions durant el procés de fixació d’objectius. Els individus tenen menys probabilitats de ressentir-se dels objectius pressupostaris quan van tenir un mot a dir en la seva creació.

Creació d’avantatges competitius

La planificació ajuda les organitzacions a obtenir una visió realista de les seves fortaleses i debilitats actuals en relació amb els principals competidors. L’equip directiu veu zones on els competidors poden ser vulnerables i després elaboren estratègies de màrqueting per aprofitar aquestes debilitats. Observar les accions dels competidors també pot ajudar a les organitzacions a identificar oportunitats que poden haver passat per alt, com ara mercats internacionals emergents o oportunitats de comercialitzar productes a grups de clients completament diferents.