Segons el Servei d’Impostos Interns, els formularis W-2 s’han d’enviar als empleats per correu electrònic abans del 31 de gener per als formularis derivats de l’any natural anterior. Tot i que és possible que els empleats no els rebin per correu en aquesta data, han de ser enviats, com a mínim, en aquest moment. Per a les empreses que no segueixen aquest protocol concret, pot haver-hi conseqüències.
Evitar empleats descontents
A part de qualsevol problema oficial que pugueu tenir amb el Servei d’Impostos Interns (IRS) a causa de l’enviament de formularis W-2 a temps, és possible que hàgiu de tractar amb un grup d’empleats molt descontents, molts dels quals probablement esperen una declaració d’impostos. Els empleats no només poden presentar queixes a vostè, sinó també a l’IRS, cosa que pot estimular la investigació de la vostra empresa si es presenten nombroses queixes sobre el tema.
Avaluació fina de l’IRS
L'IRS esgota multes en funció de la data de presentació dels vostres formularis W-2. Es valora una multa de 50 dòlars per formulari per als W-2 presentats dins dels 30 dies posteriors a la data de venciment, fins a un màxim de 187.500 dòlars per a una petita empresa. Per als formularis presentats abans de l’1 d’agost però més tard de 30 dies, la pena puja a 100 dòlars per formulari i a una multa màxima de 536.000 dòlars. La multa màxima és de 260 dòlars per formulari fins a 1.072.500 dòlars l'any per als formularis presentats després de l'1 d'agost.
Garantir formularis precisos
A més d'enviar els formularis W-2 a temps, també heu d'assegurar-vos que els formularis siguin exactes. Segons el lloc web de l'IRS, si envieu un formulari W-2 a l'IRS per afirmar que heu pagat una quantitat determinada de diners a un empleat concret i que no ho vau fer, aquesta persona té el dret de demandar-lo per danys i perjudicis. Es calcula una multa de 530 $ per formulari sense màxim. És possible que també hagueu de pagar una multa de 5.000 dòlars per danys per haver presentat el document fals i que podria estar subjecte a càrrecs penals.
Registres i Comunicació
De vegades, si almenys feu saber als vostres empleats que esteu quedant enrere amb els vostres W-2 però que esteu treballant per aconseguir-los, pot haver-hi menys descontentament que si no digueu res. A més, si envieu un W-2 abans de la data límit, però us el retornen per una adreça incorrecta o antiga, no l’obriu ni la llenceu. Introduïu-lo al fitxer de l’empleat i deseu-lo en cas que es posi en contacte amb vosaltres per obtenir el formulari a la carretera; almenys teniu proves que heu intentat enviar-lo.
