Un sistema d’informació de gestió (MIS) és un conjunt de sistemes i procediments que recopilen dades d’una sèrie de fonts, les recopilen i les presenten en un format llegible. Els administradors utilitzen un MIS per crear informes que els proporcionen una visió general completa de tota la informació que necessiten per prendre decisions, des de minucies diàries fins a estratègies de primer nivell. Els sistemes d’informació de gestió actuals depenen en gran mesura de la tecnologia per compilar i presentar dades, però el concepte és més antic que les tecnologies informàtiques modernes.
Prendre decisions empresarials
L’objectiu principal d’un sistema d’informació de gestió és fer que la presa de decisions dels gestors sigui més eficient i productiva. Mitjançant l’agrupació d’informació d’un ventall de fonts en una única base de dades i presentant la informació en un format lògic, un MIS pot proporcionar als gestors tot el que necessiten per prendre decisions altament informades i realitzar anàlisis en profunditat de problemes operatius.
Recopilació d'informació empresarial
Es pot desenvolupar un MIS per recollir gairebé qualsevol tipus d'informació que els gestors necessitin. Poden veure dades financeres com ara ingressos i despeses diàries d'un cop d'ull i atribuir-les a departaments o grups específics. Els indicadors de rendiment, com la puntualitat dels projectes o la qualitat dels productes que surten d’una cadena de muntatge, poden ajudar els gestors a identificar les àrees de millora necessàries. El personal pot gestionar els horaris dels torns de treball, els lliuraments entrants i els enviaments sortints des de qualsevol lloc vinculat al MIS.
Facilitar la col·laboració i la comunicació
Un sistema d’informació de gestió també pot facilitar la col·laboració i la comunicació. Els empleats poden editar i compartir documents i comunicar informació rellevant sobre els avenços i avisos previstos a tota l'organització.
Recopilació d’informes empresarials
Una de les característiques més valuoses d’un sistema d’informació de gestió és la seva capacitat d’extreure dades internes i externes de diverses fonts i presentar-les en un format fàcil d’analitzar. Els informes interns presenten informació d’una manera que els gestors puguin entendre, incloent totes les dades rellevants i agrupant les dades d’una manera lògica. Per exemple, un informe vist per un gerent corporatiu d’una cadena de restaurants pot mostrar ingressos, despeses, hores laborals i volum de cada establiment, cosa que li permet veure quina botiga guanya més diners per empleat al pis i quines botigues tenen despeses més altes. en comparació amb els ingressos i el volum: un indicador de residus o robatoris.
Generació d'informes governamentals
Les organitzacions sense ànim de lucre poden utilitzar un SIG per generar automàticament els informes requerits pel govern federal. Això permet als empleats i voluntaris centrar el seu temps en activitats més productives i pot reduir els errors i els costos associats a la presentació de informes federals.
Avantatges de primera línia
Els empleats de primera línia poden utilitzar un MIS per realitzar també les seves feines amb més eficàcia. Per exemple, els empleats de tots els nivells poden consultar un MIS per comprovar l’estat dels articles d’inventari, veure estadístiques relacionades amb el seu departament o grup específic i sol·licitar transferències internes de materials.
Formació dels empleats per utilitzar el sistema
Un sistema d’informació de gestió pot suposar una inversió costosa. A més de comprar un paquet de programari MIS, personalitzar el sistema i contractar personal de TI addicional per supervisar i mantenir el sistema, una empresa ha de formar tots els empleats per utilitzar-lo. Els empleats de primera línia sovint realitzen els dos primers passos d’un SIG, la recopilació de dades i l’entrada, deixant-los amb menys temps per centrar-se en activitats productives; això pot augmentar les despeses salarials globals. Peseu els costos d’un SIG contra els possibles beneficis abans d’implementar aquesta eina a la vostra petita empresa.
