Quan la temporada d’impostos s’estén cada any, els tràmits que una empresa ha d’organitzar i presentar a l’IRS poden semblar aclaparadors. Tot i la inundació i l’ocupació que tingui un negoci, tot i que totes les declaracions presentades a l’IRS han de ser el més exactes possible per evitar auditories o accions legals del govern federal. Per a les empreses amb empleats, un document important que cal omplir cada any és la declaració W-2.
La llei i el W-2
El formulari W-2 informa dels salaris imposables pagats a un empleat durant un període d’un any, juntament amb els impostos laborals retinguts de les nòmines d’aquest any. La llei federal exigeix que tots els empresaris envien declaracions W-2 als empleats, per molt baixos que siguin els seus ingressos o salaris. Aquestes declaracions W-2 es poden enviar en format paper o digital i han de ser rebudes pels empleats com a màxim el 31 de gener de l'any següent. Els empresaris també han de presentar una còpia dels empleats W-2 a l'IRS.
Advertiment
Si no envieu els formularis W-2 de manera oportuna, es poden produir multes importants per al vostre negoci. A partir del 2018, se us pot aplicar una multa d'entre 50 i 260 dòlars per formulari, en funció de la data de retard del vostre enviament. Per a les petites empreses, la sanció financera màxima en un any fiscal pot oscil·lar entre els 187.500 i els 1.072.500 dòlars.
W-2 faltants o incorrectes
De vegades, els formularis W-2 poden ser incorrectes o poden desaparèixer al correu. Si es produeixen aquestes situacions, és probable que els empleats es posin en contacte amb el vostre departament de nòmines o recursos humans per sol·licitar correccions o una còpia del formulari. El vostre personal hauria d’estar preparat per atendre aquestes sol·licituds amb rapidesa, sobretot a mesura que s’acabi la temporada d’impostos i s’acosti al termini de presentació.
Substitut dels W-2 que falten
Per substituir els formularis W-2 que falten, l'IRS prepararà i enviarà a un empleat un formulari 4852. Segons l'IRS, aquest formulari es pot utilitzar en lloc d'un W-2 si l'empleat encara no ha rebut el W-2 abans del termini de presentació. L'ús del formulari 4852 pot retardar les devolucions d'impostos, ja que l'IRS haurà de verificar la informació del formulari. Si un empleat presenta el formulari 4852 i posteriorment el rep W-2 corregit o desaparegut i s’adona que alguna informació del 4852 no era exacta, pot presentar el formulari 1040X a l’IRS. El formulari 1040X és una declaració de la renda modificada.
Altres qüestions del formulari fiscal
Els empresaris estan obligats legalment a guardar els formularis W-2 durant almenys quatre anys. Els empresaris també estan obligats legalment a emplenar un formulari de número d’identificació laboral (EIN). Els formularis EIN emplenats proporcionaran als empresaris identificacions fiscals individuals per a cada empleat. Aquests identificadors fiscals són obligatoris quan es reporten els salaris i retencions fiscals dels empleats. Per obtenir un formulari EIN, poseu-vos en contacte amb l'IRS al 1-800-829-4933.
