La conciliació dels comptes financers amb els vostres registres comptables us ajudarà a identificar errors, irregularitats i ajustos necessaris. A la comptabilitat, reconciliar significa comparar dos conjunts de documents per assegurar-se que estan d'acord. Un d’aquests conjunts de registres sol ser un extracte de compte financer i l’altre sol ser un full de càlcul comptable de la vostra empresa.
Realitzar una conciliació bancària
Les conciliacions bancàries són el tipus més habitual de conciliació. Per assegurar registres comptables precisos, realitzeu conciliacions en tots els vostres comptes financers. Compareu cada transacció del vostre estat financer amb la mateixa transacció dels vostres registres comptables. A mesura que completeu la conciliació, afegirà algunes entrades com ara comissions, ingressos per interessos o entrades de despeses d'interès de l'estat financer als vostres registres comptables. Marqueu les transaccions a mesura que les verifiqueu com a prova que les transaccions han autoritzat la institució financera.
La majoria de programari de comptabilitat té una manera integrada perquè pugueu fer una conciliació i comprovar cada transacció esborrada. Els registres de paper comptable i de xecs també tenen una columna que podeu marcar quan concilieu el vostre compte.
Atraure errors bancaris
Una conciliació us indica quines transaccions han permès la institució financera. A mesura que realitzeu la vostra conciliació, és possible que trobeu transaccions que semblen coincidents però amb quantitats diferents.
La millor manera de determinar si vostè o la institució financera ha comès un error és examinar el registre financer original. Encara hauríeu de tenir aquest registre en el moment de la conciliació perquè, segons l’IRS, hauríeu de guardar còpies de seguretat dels registres financers com factures, rebuts i dipòsits durant un mínim de tres anys. Si l’error és vostre, corregiu-lo. Si la institució financera ha comès l'error, truqueu-hi i col·loqueu-hi per corregir el vostre compte.
Trobeu fraus a la vostra empresa
Per protegir la vostra empresa contra el frau laboral, feu que una persona que no introdueixi transaccions financeres faci reconciliacions. De vegades, les conciliacions revelen entrades a l’estat financer que no figuren als vostres registres comptables.
En primer lloc, investigueu internament per determinar si l’entrada és legítima. Si no podeu trobar una font legítima per a l'entrada, truqueu a la institució financera i demaneu més claredat. Si la transacció és fraudulenta, sol·liciteu a la vostra institució financera que l’elimini si és possible.
Un altre tipus de frau que es detecta fàcilment mitjançant una conciliació és el frau de comprovació. Una conciliació eliminarà les transaccions quan una persona modifiqui un xec que li heu donat o escrigui un xec al vostre compte sense el vostre permís.
Cercar transaccions oblidades
Les conciliacions també us informaran de les transaccions que heu introduït i que el banc encara no ha processat. S’anomenen dipòsits en trànsit i xecs pendents. Si heu fet un ingrés al final del període de l'extracte i no figura a l'extracte, no us preocupeu; apareixerà a la següent declaració.
Tanmateix, si realitzeu un ingrés al començament del període i no apareix a la declaració, cal investigar-ho. A diferència dels dipòsits no processats, els xecs no processats poques vegades són un signe de frau. Normalment significa que algú ha oblidat ingressar el xec al seu compte. Si el xec es manté sense processar durant molts mesos, truqueu al destinatari per cortesia per recordar-li que hagi dipositat el xec.
