Quan compreu subministraments per a la vostra empresa, registreu la despesa al vostre compte de subministraments. Un cop utilitzats els subministraments, es converteixen en una despesa que ha de figurar al compte de pèrdues i guanys. Heu de publicar una entrada d’ajust al llibre major que reflecteixi el valor dels subministraments utilitzats en el període actual. Al final del procés, el saldo del vostre compte de subministraments hauria d’igualar el valor dels subministraments que us quedessin a la mà, i l’import registrat a la despesa de subministraments serà igual al cost dels subministraments utilitzats.
Fer inventari de subministraments
Reviseu els subministraments disponibles i sumeu el valor total. Per exemple, si teniu 15 caixes de clips de paper valorats en 2 $ cadascun, 500 blocs de paper valorats en 1 $ cadascun i un estoig de ressaltadors valorats en 40 $, els vostres subministraments seran iguals a 570 $. És l'import que hauria de reflectir el vostre compte de subministraments després de l'entrada ajustada.
Determineu l’ús dels subministraments
Calculeu l'import de l'ajust, que és igual al cost dels subministraments utilitzats durant el període. Mireu el saldo inicial del compte de subministraments i resteu-ne els subministraments actuals. Per exemple, si el saldo del vostre compte de subministraments és igual a 790 dòlars, el cost dels subministraments utilitzats durant el període és de 220 dòlars.
Crea entrades de diari
Creeu la vostra entrada de diari per ajustar el saldo del compte. Carregueu el compte de despeses de subministraments pel cost dels subministraments utilitzats. Equilibri l'entrada abonant el seu compte de subministraments. Per exemple, si utilitzeu 220 dòlars en subministraments, carregueu la despesa de subministraments per 220 dòlars i acrediteu els subministraments per un import igual.
Publicacions de llibres majors
Envieu l'entrada al vostre llibre major i verifiqueu el saldo del compte de subministraments. Anoteu la data actual a la còpia impresa de l'entrada. Adjunteu documentació justificativa per als càlculs dels subministraments i arxiveu la vostra feina amb els altres documents comptables per a la consulta en cas d’auditoria.
Manteniment precís de registres
Mantingueu registres precisos publicant aquestes entrades d’ajust durant cada cicle de tancament. Com a mínim, reviseu els subministraments disponibles per obtenir informes financers trimestrals i al final de l'any. Tanmateix, si el vostre negoci recorre els subministraments amb més rapidesa, una revisió mensual us pot ajudar a comprendre millor l’ús del subministrament i a predir les despeses futures.
Subministraments versus cost de mercaderies venudes
El compte de subministraments només és per a subministraments d'oficina més estàndard que pot utilitzar la vostra empresa. Si envieu mercaderies a clients, el cost de correus de bombolles, cinta d’embalatge i altres materials no suposa una despesa de subministrament, tot i que podrien ser subministraments d’oficina per a altres empreses. Quan envieu per lliurar productes, el cost dels materials és el cost de la mercaderia venuda.
