La majoria de les grans empreses tenen departaments sencers designats per supervisar i fer un seguiment de l'inventari. A més, les empreses més petites solen dedicar molt de temps al procés de seguiment de l'inventari. El motiu pel qual el seguiment de l'inventari rep tanta atenció d'empreses de totes les mides es pot resumir en una paraula: diners. Les empreses gasten una enorme quantitat de diners en inventari i la majoria vol saber exactament on resideix aquest inventari en un moment donat.
Inventari
La majoria de les empreses utilitzen l'inventari en una o més formes. Empreses com minoristes i majoristes compren i venen productes. Aquestes empreses tenen un inventari que consisteix principalment en els productes que compren i venen. Altres empreses, com ara fabricants, compren components i matèries primeres i converteixen aquests articles en un producte acabat. L’inventari d’un fabricant consta de components, matèries primeres i productes de productes acabats.
Seguiment manual o automàtic
El seguiment d’inventaris consisteix en els sistemes i polítiques dissenyats per controlar el moviment de l’inventari. Fa molts anys, les empreses feien un seguiment de l'inventari manualment amb un sistema conegut com a sistema de targetes o cardex. Cada vegada que es comprava o venia l’inventari, la quantitat s’escrivia manualment a la targeta de l’element i se’n sumava un import nou. Avui en dia, algunes empreses segueixen utilitzant un tipus de sistema d’entrada manual per registrar transaccions d’inventari, tret que les entrades es registren en un programa de full de càlcul en lloc de fer-ho en una targeta de paper. La tecnologia ha fet grans millores en el seguiment de l’inventari. Moltes empreses tenen un flux de treball de seguiment d’inventari completament automatitzat. Sempre que es produeix un moviment d’inventari, el sistema de gestió d’inventaris rep una actualització automàtica de la transacció. Això elimina molts dels errors humans causats pel seguiment manual de l'inventari.
Importància
Les empreses propietàries d’inventari solen invertir una gran quantitat d’efectiu per comprar l’inventari. Monitoritza el seguiment d’inventaris on resideix l’inventari d’una empresa a la cadena de subministrament. El seguiment d’inventaris també proporciona a l’empresa dades sobre la quantitat d’inventari que té, on existeixen els seus inventaris, l’estat dels seus inventaris (danyats, retornats, rebutjats, en espera) i ajuda a dissuadir el robatori i la pèrdua. El seguiment d’inventaris també passa a formar part del programa complet de gestió d’inventaris d’una empresa. La gestió d’inventaris conforma les directrius segons les quals l’inventari es compra, utilitza, muda, ven i destrueix.
Mètodes de seguiment
Existeixen diversos mètodes de seguiment per fer un seguiment de l'inventari. El codi de barres, també conegut com a codi de producte universal (UPC), continua sent un dels mètodes de seguiment d’inventari més comuns. La majoria de botigues de queviures i minoristes utilitzen el codi de barres que es troba als productes per escanejar els articles al terminal del punt de venda. Els codis de barres fan un seguiment del moviment d’inventari al llarg de la cadena de subministrament. El codi de barres conté dades sobre la descripció de l'article, el preu de l'article i la unitat de mesura de l'article. La identificació per radiofreqüència (RFID) és un altre mètode que s’utilitza per fer un seguiment de l’inventari. La tecnologia RFID es presenta en dues formes: RFID activa i RFID passiva. La RFID activa funciona millor en entorns on hi ha problemes de seguretat i que requereixen informació de seguiment en temps real. La RFID passiva funciona millor quan s’utilitza amb escàners de mà i on no existeixen problemes de seguretat.
Consideracions
Els mètodes de seguiment d’inventari varien, però tots tenen la mateixa funció: fan un seguiment de la inversió més gran d’una empresa. El sistema o mètode que s’utilitza per fer un seguiment de l’inventari és menys important que les polítiques dissenyades per gestionar eficaçment els moviments de l’inventari.
