Cada vegada que un client compra béns o serveis a la vostra empresa, haureu de proporcionar-vos un rebut. Les persones guarden rebuts per diversos motius, des de la preparació d’impostos fins al reemborsament de l’empresari fins a la comptabilitat personal. El rebut de venda és la prova del client que es va fer una compra, què va comprar i quant va pagar. Existeixen diversos tipus de rebuts de venda, i la vostra empresa utilitzarà els més adequats a l'entorn en què es va realitzar la venda.
Conceptes bàsics
Els rebuts de vendes s’han de generar en el moment de la transacció quan els diners canviïn de mans. Els rebuts protegeixen tant el client com l’empresa detallant els productes o serveis adquirits, la data i hora de la venda, el preu pagat i qualsevol altra informació rellevant. Algunes empreses també opten per enumerar altres detalls sobre els rebuts de vendes, com ara el nom de l’associat que va realitzar la transacció o missatges de màrqueting addicionals.
Rebuts de caixa registradora
Els rebuts de caixes registradores són molt habituals i solen donar-se als establiments al detall. Quan els clients paguen les seves compres, ja siguin compres de roba, menjar o altres béns, el registre de caixa imprimeix un rebut que recull tots els articles comprats, el preu de cadascun, el total pagat, el mètode de pagament i la data i hora de la transacció. Aquests rebuts es presenten en rotlles grans que s’adapten als eixos de les caixes registradores. El paper sol ser blanc, amb una ratlla de color rosa impresa a l’últim tram que queda per indicar al caixer que aviat caldrà un rotlle nou.
Rebuts escrits a mà
Moltes empreses que donen feina a persones amb vendes externes han d’utilitzar rebuts de venda escrits a mà. Els negocis realitzats a la carretera o durant el viatge requereixen que es produeixi un rebut in situ. Els associats comercials han de portar els rebuts en blanc i omplir la informació del client, els detalls de la transacció i la informació dels seus propis empleats. En signar un rebut de venda escrit a mà, els vostres empleats donen fe de la precisió de la informació proporcionada.
Embalatge Silps
Quan la vostra empresa envia mercaderies als clients que van fer compres per telèfon, el full d’embalatge sol servir com a rebut de venda. Dins de la caixa enviada al client, heu de col·locar un rebut on es detalli la data i hora de la compra, la mercaderia comprada i el preu i la quantitat de cada article. Si els articles del client s’han d’enviar en diverses caixes, cada caixa ha de contenir el seu propi full d’embalatge.
Còpies de carboni
La sofisticació tecnològica de la vostra empresa juga un paper important a l’hora de determinar si els vostres rebuts de vendes haurien de contenir còpies de carboni. Si els vostres clients adquireixen productes en un entorn minorista i el sistema de caixa registradora està informatitzat, el programari hauria de poder emmagatzemar digitalment cada rebut. Tanmateix, si utilitzeu un sistema de registre més antiquat o per a rebuts de venda escrits al camp, les còpies de carboni són essencials per registrar i fer un seguiment adequat de la venda i el moviment dels vostres productes.
