Guies

Com es crea una base de dades de cerca a Excel

En la seva major part, probablement esteu acostumat a utilitzar Microsoft Excel per a tasques com la preparació d'informes, previsions i pressupostos. No obstant això, Excel és molt més potent que això. Es pot utilitzar per crear una base de dades de cerca: un fitxer Base de dades Excel.

Les capacitats de base de dades d'Excel són molt potents. De fet, no només es pot utilitzar Excel per crear un fitxer base de dades senzilla de cerca, també es pot utilitzar per crear una base de dades relacional adequada. Una base de dades relacional consisteix en una taula mestra que enllaça amb les seves taules esclaus, que també es coneixen com a taules fill.

Com funciona una base de dades relacional?

sobresortir està estructurat de manera que el faci fàcilment compatible amb les bases de dades. Com a mínim, una base de dades és simplement una col·lecció d’elements connectats, segons PC World. Això és pràcticament el que és un full de càlcul. Quan els elements de la base de dades s’associen, creen registres dins de grups de diversos registres. Un registre únic podria ser l’equivalent a una fila d’un full de càlcul, mentre que una col·lecció de registres podria ser l’equivalent a una taula d’un full de càlcul. És difícil ignorar la connexió.

Quan teniu un full de càlcul, tot sol, probablement busqueu una base de dades. Tot i això, definitivament no és una base de dades relacional. Per crear una base de dades relacional, heu de combinar un full de càlcul mestre amb fulls de càlcul esclaus o taules senzilles.

Un exemple de base de dades

Suposem, per exemple, que decidiu enregistrar els vostres documents d’identificació a l’ordinador i que feu aquest o qualsevol altre document individual. Si és el vostre permís de conduir, es troba entre els permisos de conduir de moltes altres persones del DMV. A la vostra llicència hi haurà detalls, com ara el vostre nom, alçada, pes, sexe, color de cabell i ulls, data de naixement, adreça, dates d’expedició i caducitat i classe de la llicència.

Tingueu en compte que és possible que un nombre, un sexe, una adreça i una descripció general siguin compartits per diverses persones. Per això, hi ha números de llicència que fan que cada llicència sigui única. En el llenguatge de bases de dades, això és el que s’anomena un camp clau, que s’utilitza per connectar una base de dades a altres bases de dades que hi estan associades; també es coneixen com a bases de dades relacionals.

La base de dades principal

La base de dades principal contindrà tots els detalls del vostre permís de conduir. Hi haurà una o més bases de dades secundàries que tindran més informació relacionada amb persones específiques, que s’identificaran mitjançant el camp clau. Alguns poden tenir infraccions de conducció d'un individu, mentre que d'altres poden tenir les adreces que tenien anteriorment, etc. En el llenguatge de la base de dades, aquest tipus de relació es coneix com a relació d'un a molts perquè cada conductor pot tenir moltes adreces i infraccions diferents. Tot i això, les adreces i les infraccions només es poden enllaçar amb un sol controlador.

Hi ha altres tipus de relacions, com ara una a una i moltes a moltes, per exemple, una base de dades amb clients i les taxes de descompte que gaudeixen. Com que tots els clients només poden tenir un descompte a la vegada, és una relació individual. Si la base de dades estigués formada per clients i els productes que compren, els clients podrien tenir més d’un producte i els productes podrien ser adquirits per més d’un client, cosa que seria una relació de molts a molts.

Per a què serveix una base de dades relacional?

La raó més òbvia per la qual és possible que necessiteu aquesta base de dades és evitar repetir les vostres dades a cada full de càlcul. Això pot consumir molts recursos, sobretot pel que fa al temps. No obstant això, la raó més important per utilitzar una base de dades és que us permet consultar les vostres dades mitjançant filtres per tal de trobar informació específica i utilitzar-la per generar informes.

Com es crea una base de dades simple a Excel

El primer pas per crear un fitxer full de càlcul que es pot cercar és descriure les vostres dades. Necessitareu etiquetes per descriure les vostres dades i aquestes entraran a la primera fila de la taula. Fem que sigui la primera fila del full de càlcul. L’objectiu dels encapçalaments és pràcticament el mateix que el dels camps d’una base de dades adequada. Cada fila del full de càlcul definirà un registre de base de dades únic, mentre que cada columna tindrà els valors d'una categoria única.

La capçalera de fila de la primera fila ha d’estar congelada. Per fer-ho, feu clic a la capçalera de la fila que es troba a la vora dreta de la segona fila. Aneu a la pestanya Visualització de la cinta de la part superior de l’aplicació Excel i cerqueu la secció Congelació de panells a la pestanya. A sota hi ha una fletxa. Feu clic a la fletxa i seleccioneu l'opció "Congela la fila superior" al menú desplegable que apareix. Això vol dir que la fila superior sempre serà visible fins i tot quan navegueu pel full de càlcul. D’aquesta manera, sabreu en quina categoria de dades es troba tot.

Introduïu les vostres dades

Ara és hora d’introduir les vostres dades. Feu-ho en tantes files com creieu que necessitareu. Les tecles de fletxa us ajudaran a navegar pel full de càlcul mentre confirmeu l'entrada a qualsevol cel·la, ha de ser tan senzill com prémer la tecla d'inici. És possible que hàgiu introduït les vostres dades en un altre document on estigui separada pel caràcter de pestanya, com ara a Microsoft Word. En aquest cas, només podeu copiar-lo i enganxar-lo al full de càlcul. Per enganxar-lo a la vostra base de dades, feu clic a la cel·la amb l’etiqueta A2 i premeu Ctrl + V al teclat. Les dades s’enganxaran a sota de les capçaleres.

A l'extrem superior esquerre del full de càlcul hi ha un botó que podeu utilitzar per seleccionar totes les cel·les del full de càlcul. Aquest botó es troba allà on es creuen les capçaleres de columna i fila. Feu clic a en aquest botó i se seleccionaran totes les cel·les del full de treball. A la cinta, canvieu a la pestanya Dades. Allà hi trobareu el grup etiquetat "Ordena i filtra". Trobareu un botó similar a un embut anomenat "Filtre" botó. Feu clic a sobre ell.

Ús de filtres a les columnes

A la dreta de qualsevol encapçalament de columna, hauríeu de trobar una fletxa quan col·loqueu el cursor allà. Feu-hi clic i obtindreu un menú amb opcions que podeu utilitzar per filtrar les coses d’aquesta columna. Podeu utilitzar filtres per a textos i números o ordenar-los en ordre ascendent o descendent o mostrar només les files de la columna que compleixin els criteris de filtre.

Hi ha una casella de selecció davant "Seleccionar tot'.Desmarqueu-lo i activeu la casella de selecció situada al costat dels valors que voleu utilitzar per filtrar les vostres dades. Només s’inclouran les dades amb aquests valors.

Filtra segons les condicions

Si voleu filtrar segons les condicions, seleccioneu una fórmula entre "Filtres de text" o bé "Filtres numèrics". Podeu optar per coses com ara valors entre dos valors específics o superiors o inferiors a un valor determinat, etc. Hi ha botons per a "I" i "O" per a cada condició de manera que pugueu agrupar els vostres criteris per ser excloents o additius.

Feu clic a al botó etiquetat "D'ACORD" de manera que es filtrin les vostres dades. A la columna que heu seleccionat, només veureu les files que coincideixen amb les condicions del filtre.

Desactiveu el filtratge

Si voleu desactivar el filtratge, feu clic al botó de filtre situat a l'extrem superior dret de l'encapçalament de la columna donat els filtres dels quals voleu desactivar. D'aquesta manera, desactivareu el filtratge d'aquesta columna sense afectar la resta del full de càlcul. Si voleu desactivar tots els filtratges simplement seleccioneu l’opció etiquetada "Esborra" i totes les vostres dades tornaran al seu estat original.