El conjunt de productes de productivitat de Microsoft conegut com a Office o MS Office és un producte adequat per a empreses de tot el món. El paquet Office inclou Word, un programa de processament de text; Excel, un programa de fulls de càlcul financer; Access, un programa de bases de dades; Editor, per a autoedició; PowerPoint, un programa per crear presentacions; Outlook, un programa de correu electrònic i programació; OneNote, per mantenir les notes organitzades; i InfoPath, una aplicació per fer un seguiment de la informació a mesura que passa per les altres aplicacions i per l'empresa. Saber utilitzar MS Office és essencial en moltes empreses i podeu requerir habilitats des de bàsiques fins a avançades en una publicació de feina per assegurar-vos que els empleats potencials estaran equipats per gestionar la feina.
Tasques bàsiques
Les habilitats bàsiques per a la majoria de treballs d’oficina inclouen la possibilitat d’obrir, crear, desar i modificar documents a Word, enviar i rebre correus electrònics a Outlook i crear fulls de càlcul a Excel. Per a qualsevol d'aquests programes, els candidats a la feina també haurien de saber com formatar els documents per imprimir, ser còmodes amb el menú de la impressora per previsualitzar els documents abans d'imprimir-los i imprimir les pàgines. Word és el programa més utilitzat a MS Office, de manera que el coneixement sobre com canviar el tipus de lletra, els marges, inserir o eliminar pàgines i utilitzar el corrector ortogràfic integrat i la comprovació gramatical haurien de formar part d’un conjunt d’habilitats bàsiques.
Tasques intermèdies
Moltes de les tasques habituals en el funcionament diari d'una oficina van més enllà de les habilitats bàsiques de MS Office, com ara fer servir la combinació de correu a Word per personalitzar cartes comercials per a tota una llista de correu o crear pòsters i altres documents gràfics a Publisher. La creació de presentacions de diapositives a PowerPoint és una tasca de nivell intermedi que s’utilitza sovint a l’oficina. En aquest nivell, els empleats haurien de saber crear fórmules a Excel per calcular els resultats desitjats, com ara comissions de vendes o impostos, i alguns treballadors de l’oficina utilitzen Excel en lloc d’Access per crear llistes de clients o altra informació. Les habilitats intermèdies per a l'Outlook inclouen saber com crear llibretes d'adreces i configurar respostes automàtiques quan estigueu fora de l'oficina o de vacances.
Tasques avançades
Saber utilitzar OneNote i InfoPath es pot considerar coneixement avançat o especialitat en funció del lloc de negoci. La capacitat d'un empleat per gestionar aquests programes, juntament amb la capacitat d'importar i exportar informació en totes les aplicacions de MS Office, és un avantatge per a qualsevol empresari. Crear bases de dades a Access és més complex que introduir una llista simple a Excel. El conjunt d’habilitats avançades també inclou utilitzar Excel per a formularis financers personalitzats, utilitzar gràfics i fer un seguiment dels canvis entre documents compartits a Word i personalitzar presentacions a PowerPoint.
Formació
Moltes empreses ofereixen formació pròpia, sobretot perquè els treballadors puguin aprendre quins mètodes i característiques prefereixen el negoci. La formació també s’ofereix a través del lloc web de Microsoft i l’empresa disposa d’una pista de certificació que inclou formació en línia, llibres i proves perquè els usuaris puguin convertir-se en especialistes de Microsoft Office o especialistes en Microsoft Office.
