Un pressupost de funcionament mostra els ingressos previstos de la companyia i les despeses associades per a un període proper (normalment l'any següent) i sovint es presenta en format de compte de pèrdues i guanys. Normalment, la gestió realitza el procés de recopilació del pressupost abans de començar cada any i, a continuació, fa actualitzacions cada mes. Un pressupost operatiu pot consistir en una programació resum d'alt nivell, que es recolza en detalls per fer una còpia de seguretat de cada línia de comanda del pressupost.
Components del pressupost operatiu
Un pressupost operatiu comença amb els ingressos i, a continuació, mostra cada tipus de despesa. Això inclou els costos variables o els costos que varien segons les vendes, com ara el cost de les matèries primeres i la mà d'obra de producció. El pressupost d’explotació inclou els costos fixos, com ara el lloguer mensual de l’oficina o el pagament mensual d’un contracte d’arrendament de fotocopiadores.
El pressupost també inclou les despeses d’explotació, com ara els interessos dels préstecs comercials, i la despesa de l’amortització no en efectiu. Aquests conceptes permeten a l’empresa calcular el seu benefici net previst i el percentatge de benefici net.
El pressupost en acció
El procés de muntatge del pressupost pot ser molt llarg, sobretot a mesura que es fa més detallat en grans empreses complexes. El rendiment històric sempre serveix com a fonament per obtenir números de pressupostos de futur. Un cop finalitzat el pressupost, els comptables solen produir un informe mensual que mostra el rendiment real de la companyia per al mes, juntament amb els números pressupostats del mes, per a la seva comparació i anàlisi.
L'anàlisi inclou fer i respondre preguntes com les següents:
- Estem complint o superant els nostres objectius de vendes?
- Teníem despeses que no vam incloure al pressupost?
- Hem projectat els costos bastant bé, o hem superat els costos que necessiten atenció immediata?
Fer i respondre a aquest tipus de preguntes ajudarà a la planificació de la gestió millor perquè puguin fer canvis cada mes, trimestre i any, cosa que els permetrà guiar l’empresa cap a un millor rendiment.
Accedir als detalls
Tot i que és eficient construir un pressupost d’alt nivell, tenir més detalls ajuda a millorar la rellevància del pressupost, alhora que afegeix valor quan s’utilitza per guiar les decisions financeres de l’empresa. Per exemple, els recursos humans reunirien un pressupost en profunditat que inclourà càlculs actualitzats de determinats beneficis, costos per cada nova contractació i altres detalls amb els quals treballin regularment. El departament de compres de l’empresa seria el més familiaritzat amb el cost de les matèries primeres i els problemes que afecten la precisió del seu pressupost, com ara oportunitats de reducció de preus, costos de compra d’inventaris estacionals o esdeveniments externs que causen preus fluctuants per a certs inventaris.
Ús del pressupost vs. previsió
Com més lluny una empresa faci el seu pressupost, menys precisa serà la informació. Els pressupostos representen l'objectiu d'una empresa o on li agradaria anar amb el seu negoci. Les empreses utilitzen una altra eina molt similar: la predicció, per projectar la visió de la "realitat" cap a on dirigeix realment l'empresa. Per exemple, el departament de vendes pot tenir un pressupost amb un objectiu anual de vendes de poc més de 5 milions de dòlars i amb objectius mensuals de 420.000 dòlars.
Els comptables prendrien els resultats reals cada mes i, a continuació, predirien la resta de l'any en conseqüència. La previsió podria reflectir que la companyia només obté vendes mensuals d’uns 350.000 dòlars mensuals, mostrant uns ingressos previstos propers als 4,2 milions de dòlars per a l’any, en lloc de l’objectiu pressupostari de 5 milions de dòlars. Aquest coneixement ajuda la direcció a triar diferents estratègies a principis d’any perquè l’empresa pugui fer canvis que els ajudin millor a assolir el seu objectiu pressupostari.
