La comunicació no tracta de la manera de transmetre el missatge. Ni tan sols es tracta del missatge en si. La comunicació consisteix en comprendre i com es transmet mútuament entre un emissor i un receptor. Dit això, si no hi ha una comprensió mútua, la comunicació no s’està produint.
La importància de la comunicació a les empreses no es pot exagerar i, per tant, ha de ser eficaç perquè l’empresa funcioni sense problemes. De fet, la comunicació és un aspecte essencial de la gestió d’un negoci. Les funcions bàsiques d'un gerent no es poden fer si no hi ha una comunicació efectiva entre el gerent i els empleats.
El tipus de comunicació que es produeix a l’empresa es coneix com a comunicació empresarial i implica el flux d’informació d’anada i tornada entre els nivells més alts i els més baixos, així com de costat a costat. El que això vol dir, bàsicament, és que la informació baixarà de rangs dins d’una empresa i a través d’elles. Els directius han de comunicar-se amb els supervisors que han de comunicar-se amb els seus equips. Els companys han de comunicar-se entre ells. Tot això ha de passar sense problemes, ja que en cas contrari regnarà el caos i el negoci.
Les organitzacions creixen cada dia més, i algunes de les més grans del món tenen centenars de milers d’empleats. Amb la mida creixent d’una organització, el nombre de jerarquies que s’han d’observar i la complexitat de l’estructura organitzativa només augmenten. En el procés, la feina de gestionar l’organització es fa cada vegada més difícil.
En una organització gran, potser encara més que en una petita, és necessària una comunicació empresarial eficaç per dirigir les activitats quotidianes de l’organització. Permet obtenir comentaris immediats i evitar malentesos que puguin sorgir.
Tampoc no se suposa que la comunicació es produeixi dins de l’organització. També hauria de passar sense ella. L’organització hauria de poder comunicar-se amb la societat que l’envolta per fer funcionar la societat d’una manera millor que beneficiï totes les parts implicades. Perquè qualsevol equip, organització o societat creixi, s’haurien d’omplir els buits comunicatius abans de créixer massa.
Quan es tracta de comunicació empresarial, es tracta d’objectius. En aquest sentit, està orientat a objectius. Quan us comuniqueu, ho haureu de fer tenint en compte un objectiu determinat. Per exemple, si l’empresa disposa d’un conjunt de normes, regulacions i polítiques, hauria d’intentar comunicar-les als empleats de l’organització perquè coneguin què s’espera d’elles. Si voleu que el vostre negoci mantingui certs valors i principis en relació amb el client i la societat en general, hauríeu de trobar una manera eficaç de comunicar aquests valors i principis als vostres empleats perquè sàpiguen parlar amb els seus clients. la propera vegada que interactuen amb ells. Si no sabeu quin és l’objectiu de la vostra comunicació, no comunicareu res. A això en diem soroll.
La comunicació empresarial també es produeix a través de canals. Hem recorregut un llarg camí com a raça humana pel que fa als canals que fem servir per comunicar-nos entre nosaltres. Amb el desenvolupament del llenguatge, gran part de la comunicació era oral, i els humans transmetien coneixement i informació a altres humans per la boca. De vegades utilitzaríem accions, ja sigui mitjançant el llenguatge corporal o mitjançant l’ús d’altres mètodes, com ara els senyals de fum. No obstant això, la major part de la comunicació es limitava a la comunicació oral. Amb la invenció de l'escriptura, teníem un altre canal de comunicació, que va resultar ser una mica més permanent que la parla. Ara es podria registrar informació per a la posteritat i es podrien transmetre coneixements de pare a fill sense perdre la precisió.
Per descomptat, hem recorregut un llarg camí des de llavors i hem desenvolupat molts altres canals al llarg del camí, demostrant que cadascun té avantatges importants respecte als seus predecessors. En els negocis, en particular, hi ha hagut una mena d’evolució ràpida pel que fa als canals de comunicació que fem servir. Vam començar només amb tràmits i trucades als telèfons fixos. Ara tenim els nostres telèfons intel·ligents, correu electrònic, videotrucades, xarxes socials, comunicacions per satèl·lit, programari especialitzat de treball en equip, etc. Fins i tot comencem a explorar l’ús de tecnologies com la realitat virtual i augmentada com a canals de comunicació. No cal dir-ho, el futur és brillant.
No és cap secret que la comunicació creixi ràpidament. De fet, és tan ràpid que correm el perill d’oblidar per què la comunicació és tan important als negocis. Quin és, exactament, el propòsit de la comunicació als negocis?
El propòsit de la comunicació empresarial
La comunicació empresarial és important per als directius, ja que els ajuda a desenvolupar les seves funcions bàsiques dins de l’organització. Han de tenir tota la informació relativa a les tasques específiques, així com a tota l'organització, i han de procurar comunicar aquesta informació als empleats de l'organització. Han d’intentar comunicar els seus objectius als seus subordinats per assegurar-se que tots els membres de l’organització treballen per assolir els objectius de l’organització.
Una gran part del temps que passa un gerent en una organització es dedica a la comunicació. Tant si aquesta comunicació és cara a cara com si s’utilitza algun altre canal, el gestor necessita un tros saludable.
El propòsit de la comunicació empresarial es pot resumir en algunes funcions principals:
Motivació
Els directius han de comunicar als empleats les tasques que han de dur a terme, els terminis d’aquestes tasques i la forma en què s’han de dur a terme. Tanmateix, la comunicació no és només permetre’ls fer això. També es tracta de permetre’ls fer-ho d’una manera que motivi els treballadors a treballar més dur i millor. Un bon comunicador sap com encaixar el seu missatge amb la motivació adequada per fer que el receptor vulgui acceptar el missatge.
Compartir informació
La comunicació representa els engranatges de les rodes d’una organització que permeten que la informació flueixi d’un lloc a un altre. Per tal que les decisions es prenguin amb més eficàcia dins de l’organització, primer hauria d’haver un flux d’informació fluït. D’aquesta manera, els principals responsables de la presa de decisions saben que les decisions que prenen han tingut en compte tots els fets i estan actualitzades.
Socialització
El negoci no és només feina. De vegades també es tracta de jugar i aconseguir que la gent s’obri i es cogui a foc lent. La comunicació també ajuda a la socialització dels negocis. És una part normal de la naturalesa humana que sempre voldrem obrir i comunicar quan estem en presència d'altres individus. Tant si es tracta de bromes regulars entre empleats o de socialització amb la finalitat de crear xarxes a les festes empresarials, la comunicació fa possible que els empresaris puguin parlar casualment en entorns socials i participin en la creació de bona voluntat en la comunicació empresarial.
Control
Una de les funcions clau d’un gestor és el control. Normalment, un gerent voldrà controlar els comportaments i les accions dels empleats dins d’una organització. Tot i això, aquests empleats no són robots i no es poden controlar ni obligar-los a fer res. Aquí és on intervé la comunicació. Per aconseguir que els vostres empleats facin qualsevol cosa, heu de comunicar el que voleu als vostres empleats.
La comunicació dóna vida als negocis
Tot i que esteu pensant en el resultat final del vostre negoci, penseu també en la comunicació. És possible que trobeu que la comunicació és el factor crucial per decidir el futur del vostre negoci. Sempre que sigui eficaç, tota la resta funcionarà bé.
