Els controls interns són polítiques i procediments establerts per garantir la fiabilitat continuada dels sistemes comptables. La precisió i la fiabilitat són fonamentals en el món comptable. Sense registres comptables precisos, els administradors no poden prendre decisions financeres completament informades i els informes financers poden contenir errors. Els procediments de control intern en comptabilitat es poden dividir en set categories, cadascuna dissenyada per evitar fraus i identificar errors abans que es converteixin en problemes.
Consell
Els set procediments de control intern són separació de funcions, controls d’accés, auditories físiques, documentació normalitzada, saldos de prova, conciliacions periòdiques i autoritat d’aprovació.
Separació de deures
La separació de funcions implica la divisió de la responsabilitat en la comptabilitat, dipòsits, informes i auditoria. Com més deures estiguin separats, menys possibilitats té un empleat de cometre actes fraudulents. Per a les petites empreses amb només uns pocs empleats de comptabilitat, compartir responsabilitats entre dues o més persones o exigir que els companys de feina revisin tasques crítiques pot tenir el mateix propòsit.
Controls d’accés al sistema de comptabilitat
Controlar l'accés a diferents parts d'un sistema de comptabilitat mitjançant contrasenyes, bloquejos i registres d'accés electrònic pot mantenir fora del sistema els usuaris no autoritzats, alhora que proporciona una manera d'auditar l'ús del sistema per identificar la font d'errors o discrepàncies. Un seguiment d'accés robust també pot servir per dissuadir els intents d'accés fraudulent.
Auditories físiques d’actius
Les auditories físiques inclouen comptabilització manual de diners en efectiu i qualsevol actiu físic rastrejat al sistema comptable, com ara inventari, materials i eines. El recompte físic pot revelar discrepàncies ben ocultes en els saldos del compte en passar per complet els registres electrònics. El recompte d’efectiu als punts de venda es pot fer diàriament o fins i tot diverses vegades al dia. Els projectes més grans, com ara l'inventari de recompte de mans, s'han de realitzar amb menys freqüència, potser anualment o trimestralment.
Documentació financera normalitzada
La normalització dels documents que s’utilitzen per a les transaccions financeres, com ara factures, sol·licituds internes de material, rebuts d’inventari i informes de despeses de viatge, poden ajudar a mantenir la coherència en el registre de documents al llarg del temps. L’ús de formats de documents estàndard pot facilitar la revisió de registres passats quan es busca la font d’una discrepància al sistema. La manca d'estandardització pot fer que els articles siguin ignorats o malinterpretats en aquesta revisió.
Saldo de proves diàries o setmanals
L’ús d’un sistema de comptabilitat de doble entrada aporta fiabilitat assegurant que els llibres sempre estiguin equilibrats. Tot i això, encara és possible que els errors puguin desequilibrar un sistema de doble entrada en cada moment. El càlcul dels saldos de prova diaris o setmanals pot proporcionar informació periòdica sobre l’estat del sistema, cosa que us permetrà descobrir i investigar les discrepàncies el més aviat possible.
Conciliacions periòdiques en sistemes comptables
Les conciliacions comptables ocasionals poden garantir que els saldos del vostre sistema de comptabilitat coincideixin amb els saldos dels comptes que tenen altres entitats, inclosos els bancs, els proveïdors i els clients de crèdit. Per exemple, una conciliació bancària consisteix a comparar els saldos d’efectiu i els registres de dipòsits i rebuts entre el vostre sistema comptable i els extractes bancaris. Les diferències entre aquests tipus de comptes complementaris poden revelar errors o discrepàncies en els vostres propis comptes, o bé es poden originar amb les altres entitats.
Requisits de l'autoritat d'aprovació
Exigir a gestors específics que autoritzin determinats tipus de transaccions pot afegir una capa de responsabilitat als registres comptables demostrant que les transaccions han estat vistes, analitzades i aprovades per les autoritats competents. Si es requereix aprovació per a grans pagaments i despeses, es pot evitar que els empleats sense escrúpols facin grans transaccions fraudulentes amb els fons de la companyia, per exemple.
