En el transcurs d’un negoci normal, la vostra empresa haurà d’utilitzar diverses cartes per comunicar-se amb clients, proveïdors, clients potencials de vendes, empleats i altres persones. Tot i que les cartes comercials formals poden semblar una mica obsoletes en un món altament digital, saber formatar i muntar correctament una carta i els recintes aplicables us garantirà que vosaltres i la vostra empresa siguin considerats com una organització professional.
Indiqueu un propòsit clar
Quan escriviu la vostra correspondència empresarial, indiqueu clarament el vostre propòsit i connecteu el vostre missatge directament als elements que adjunteu. És possible que feu un seguiment d’una sol·licitud d’informació sobre la vostra empresa, que us presenteu a un client potencial o que us acosteu a un inversor amb una proposta comercial. Quan el destinatari sàpiga per què escriviu, els recintes que els envieu tindran més sentit i es visualitzaran a través de la lent de la informació de la vostra carta.
Els recintes conviden a un compromís continuat
- Informació digestible: Amb l’aparició del correu electrònic, la quantitat de comunicació que flueix per les autopistes digitals és massiva. El treballador mitjà rep entre 100 i 200 correus electrònics cada dia i, sens dubte, no pot digerir tota la informació que conté cadascun. Una carta impresa pot destacar de la safata d’entrada digital i captar l’atenció del lector. Convideu el vostre lector a comprometre’s més completament llegint els vostres recintes per obtenir més informació sobre la vostra empresa o respondre a les vostres propostes.
- Comentaris: Tot i que les cartes són una forma de comunicació, són més aviat unidireccionals. Teniu l’oportunitat d’enviar el vostre missatge, però no rebeu comentaris de la persona a qui escriviu. Els recintes us permeten escoltar l’altra cara de la "conversa". Demanen una resposta mitjançant una postal de devolució, un correu electrònic o bé emplenant un formulari i us donen una idea de la recepció del vostre missatge.
Exemples de tancaments
No hi ha regles establertes per al que es pot adjuntar amb la vostra carta. Tanmateix, només envieu allò que és essencial per al vostre propòsit. No sobrecarregueu el destinatari amb tant material que se senti desbordat; voleu que llegeixin el material i no el rebutgin. Alguns exemples de recintes inclouen:
- Fullets: documents que contenen informació sobre la vostra empresa, productes o serveis
- Documents legals: declaracions de política de privadesa, formularis de publicació
- Fulls d'oferta: aplicacions perquè els venedors realitzin treballs per a la vostra empresa
- Formularis fiscals: documents fiscals W-9 que heu de conservar al fitxer
Format de la carta per als recintes
Una carta comercial formal hauria de fer saber al lector que adjunteu documents. És una bona idea fer referència als documents pel seu nom i, si necessiten una resposta, mencioneu-ho també. Per exemple, "Completeu i torneu el formulari W-9 adjunt a la nostra oficina abans del 31 de desembre". A més, al final de la carta, dues línies a sota de la signatura, incloïen una de les notacions següents:
- Tancaments (2)
- Incl .: fulletó de producte (1), ressenyes de clients (2)
- Enc .: Formulari W-9
Antigament, el llenguatge estàndard per esmentar els recintes incloïa la frase "Tancat, trobeu ...". Tanmateix, aquesta frase és antiquada i no funciona. Al cap i a la fi, ja heu dit al vostre lector que adjunteu els documents, de manera que no cal que els busquin. Simplement escrivint "Jo adjunto _____, "hauria de ser suficient.
Tancaments al món digital
Atès que una gran quantitat de correspondència comercial es produeix a través d'Internet, bona part de la vostra carta de negocis pot escriure com a correus electrònics. En aquest cas, adjuntareu documents electrònicament i es podrà canviar la redacció per reflectir el canvi. Assegureu-vos de conservar els fitxers de documents en formats adequats i amb mides descarregables raonables.
Comproveu abans d'enviar
Assegureu-vos d’inserir els vostres recintes juntament amb la vostra carta abans d’enviar-los per correu. De la mateixa manera, si envieu un correu electrònic, assegureu-vos d’adjuntar els vostres documents. Tot i que és fàcil cometre aquest error, deixar de banda aquest detall pot marcar la vostra imatge professional i donar al destinatari la impressió que no us fixeu en els detalls.
