Es permet legalment als empresaris arrodonir les hores treballades al quart d’hora més propera a efectes de nòmina. Això facilita els càlculs de nòmines per a algunes empreses. Per a moltes empreses petites, cada centenari compta i l’arrodoniment pot ser una cosa que voleu evitar. És possible que us preocupeu quan l’arrodoniment funciona sovint a favor dels vostres empleats, ja que els treballadors que juguen al sistema arriben el més tard possible i marxin el més aviat possible per evitar la pèrdua de sou. Podeu ometre aquesta frustració calculant la nòmina al minut.
Com es calcula al minut
Per calcular la nòmina al minut precís en lloc d’arrodonir-lo, heu de convertir els minuts en un decimal. Ho feu dividint els minuts treballats per 60. Després teniu les hores i els minuts en forma numèrica, que podeu multiplicar per la taxa salarial. Per exemple, si el vostre empleat treballa 38 hores i 27 minuts aquesta setmana, en dividiu 27 per 60. Això us proporciona 0,45, per un total de 38,45 hores.
Exemple de petites empreses
Teniu un empleat que cobra 10 dòlars per hora. Aquesta setmana ha treballat 36 hores i 41 minuts. Per trobar el decimal, divideix els 41 minuts per 60 per obtenir 0,683. El vostre empleat va treballar 36.683 hores. Multipliqueu les hores per la taxa salarial de 10 dòlars i obtindreu un sou brut de 366,83 dòlars.
Si haguéssiu arrodonit les hores, la normativa federal us hauria obligat a pagar aquest empleat durant 36,75 hores. L'empleat va treballar 11 minuts en un quart d'hora. La normativa federal exigeix que, sempre, calculeu les hores de nòmina a favor de l’empleat, de manera que sereu responsable d’un quart d’hora de sou tot i que l’empleat treballés només 11 dels 15 minuts. Tot i que es tracta d’una diferència de només 67 cèntims, es pot sumar en el temps i en un nombre més gran d’empleats.
Una paraula de precaució amb el programari de nòmines
Si feu la vostra nòmina amb programes informàtics com QuickBooks o Sage, assegureu-vos que introduïu l'hora correctament. Comproveu el programari per veure si espera l'entrada d'hores i minuts o les hores amb minuts convertits en decimals. Si heu de convertir els minuts en decimal, simplement dividiu els minuts treballats per 60. L'exemple següent mostra com introduir vuit hores i 15 minuts en ambdós formats.
- Hores i minuts: 8:15
- Hores amb minuts com a decimal: 8.25
Impostos sobre la nòmina
Independentment de si calculeu les hores de nòmina amb arrodoniment o sense arrodoniment, sou responsable de retenir els impostos federals, estatals, locals, de la Seguretat Social i de Medicare aplicables a les nòmines dels vostres empleats. També és responsable de pagar la part de l’empresari dels impostos sobre la Seguretat Social i Medicare, juntament amb els pagaments d’atur federals i estatals.
