Guies

Com fer un seguiment del remitent per correu certificat

Per a molts propietaris d’empreses, els avisos de correu certificat poden provocar ansietat, sobretot si sabeu que haureu d’esperar un o dos dies per obtenir el vostre correu. Afortunadament, hi ha maneres d’utilitzar aquest petit avís de color préssec per determinar el probable remitent de la carta. Fins i tot si sospiteu que el sobre conté males notícies, saber qui l’ha enviat us pot ajudar a preparar-vos per afrontar la situació.

Correu certificat definit

El correu certificat és un servei complementari que ofereix el servei postal dels EUA. Els remitents reben proves que han enviat la correspondència per correu, poden fer un seguiment d’un article mentre es troba en trànsit i rebre un comprovant d’enviament. Per un càrrec addicional, el remitent també pot sol·licitar que la persona que accepti el correu (no necessàriament el destinatari) signi el document. A continuació, l'oficina de correus aporta la prova de la signatura al remitent.

L’objectiu del correu certificat és doble: crea seguretat addicional per a un paquet o una carta mentre es troba en trànsit i proporciona als remitents proves que han enviat alguna cosa per correu. Els motius pels quals un remitent pot voler aquest tipus de proves inclouen:

  • El remitent té la responsabilitat d’enviar un contracte, un xec o un altre document abans d’una data concreta. El correu certificat proporciona proves que el remitent va fer allò que es requeria.

  • El remitent i el destinatari es troben en una disputa legal. En alguns estats, el correu certificat es pot utilitzar com a mètode de publicació de documents. El correu certificat també proporciona un rastre en paper que pot ser necessari per documentar la comunicació durant el conflicte.

  • L’emissor intenta connectar-se amb algú que no ha respost als intents de comunicació anteriors. En enviar una carta certificada, l’emissor pot documentar-se fent un esforç de bona fe per posar-se en contacte.

Avisos: formularis d'esquerra

Si el remitent de correu certificat només sol·licita una prova d’enviament, el transportista postal col·locarà la carta o el paquet a la bústia del destinatari després d’escanejar el codi de seguiment. En els casos en què el remitent hagi sol·licitat la confirmació de la signatura, el transportista postal intentarà trobar un adult que signi el lliurament. Si no hi ha ningú disponible per signar-ho, el transportista deixarà un rebut informant al destinatari de com recuperar el paquet a l'oficina de correus o sol·licitar un altre intent de lliurament. Oficialment, aquesta nota és un formulari PS 3849, també conegut com a "Avís a l'esquerra".

Consell

El formulari PS 3849 s’utilitza per notificar als destinataris de tot tipus de correu que no es pot lliurar, així que no suposeu que tots els fulls de color préssec de la vostra bústia corresponen a correus certificats.

Identificació del remitent

El 2018, l’USPS va actualitzar els seus formularis de notificació esquerra per incloure un espai on el transportista postal pugui escriure el nom del remitent. Això hauria de ser suficient per identificar l’emissor. Si, per alguna raó, el nom del remitent no apareix a l'avís, doneu-li la volta i trobareu el codi de seguiment de l'article. Visiteu USPS.com i envieu el número de seguiment. El sistema de seguiment només us pot proporcionar la ciutat, l’estat i el codi postal del remitent, però pot ser aquesta la informació que necessiteu per determinar la identitat del remitent.

Consell

En algunes àrees, USPS ofereix "Lliurament informat", un servei que us notifica el correu entrant i us proporciona una foto de l'exterior dels sobres de mida carta. Si teniu aquest servei, se us notificarà automàticament una carta certificada que estigui en camí i, si el sobre compleix les normes USPS, podreu veure l'adreça de retorn a la correspondència.

Malentesos sobre el correu certificat

Com que el correu certificat s'utilitza sovint per enviar correspondències de naturalesa sensible, és comprensible que pugueu tenir por de recollir la vostra carta. No obstant això, evitar un tros de correu certificat, especialment el de negocis, poques vegades és una bona idea. Per això:

  • El correu certificat sovint és important: Tot i que les demandes judicials, els desnonaments i les auditories fiscals són qüestions desagradables, no desapareixen només perquè les ignoreu. De fet, com més aviat en conegueu, més ràpidament podreu actuar. En alguns casos, abordar el problema amb antelació pot minimitzar els costos i les molèsties.

  • Rebutjar el correu no us protegirà: Els remitents utilitzen correu certificat per a la seva pròpia protecció. Si intenteu evitar fer front a una situació, com ara una demanda o una enorme factura fiscal, acabarà avançant amb la vostra col·laboració o sense.

  • En aquest sobre hi pot haver alguna cosa agradable: És possible que un advocat que manegi la propietat d’un amic o membre de la família estigui intentant contactar amb vosaltres amb la notícia d’un llegat. És possible que un dels vostres clients us hagi enviat un xec. Si no recolliu el correu, és possible que estigueu perdent bones notícies o fins i tot una mica de diners.