Un pla de treball és una eina important que ajuda un projecte a assignar tasques, gestionar el flux de treball i fer un seguiment dels diversos components i els terminis de les fites. Un pla de treball sol tenir una durada de sis a dotze mesos, però es pot ajustar en funció d’una necessitat específica de l’empresa. La implementació de plans de treball ajuda a articular estratègies als empleats de manera que es pugui centrar i impulsar els membres de l’equip. Reviseu aquests components clau quan desenvolupeu plans de treball per assegurar-vos que no passeu per alt detalls importants.
Definiu objectius i objectius
Sense objectius i objectius clars, els membres de l’equip treballen cegament en tasques sense propòsit. El primer que fa un pla de treball és definir l’objectiu del projecte i els objectius clau que assolirà el projecte. Amb aquests ítems definits, els treballadors poden realitzar tasques laborals per assolir els objectius.
Una analogia seria un equip de futbol que només corria i xutava la pilota; sense l'objectiu de fer un gol en un costat específic del camp, només hi ha molta carrera i patades sense cap objectiu assolit. En un projecte d'oficina, l'objectiu podria ser implementar un nou sistema de seguretat de TI amb l'objectiu de fer còpies de seguretat de dades abans de la transferència, establir un nou protocol de seguretat i implementar una nova formació de l'empresa. Definir l’objectiu del pla de treball és el vostre punt de partida.
Organitzar equips i lideratge
Un cop establerts els objectius, les persones s’assignen a equips o tasques. Hi pot haver diferents estructures implicades en el pla de treball que incloguin nivells de jerarquia i nivells d’equips interdependents. Per exemple, per construir una nova fàbrica es necessita un equip de construcció, un equip administratiu i un equip d’enginyeria. Cada equip té un líder que treballa amb els altres líders d’equip per garantir que les coses es moguin segons el calendari i el pressupost. Sota cada líder hi pot haver diversos altres equips. L’equip constructor pot tenir un equip de paleta, un equip elèctric i un equip de maquinària pesada.
Establir cronologies del projecte
Un vell adagi empresarial és "el temps és diners". Quan es tracta de gestió de projectes, aquest adagi es compleix en el desenvolupament de plans de treball. Com més temps es necessita per acabar un projecte, més costa en mà d'obra i materials. A més, com més temps triga a completar el projecte, l’empresa pateix costos d’oportunitat.
Si aquesta fàbrica no es construeix a finals d'estiu, és possible que l'empresa hagi de rebutjar les comandes de vacances perquè no és capaç de fer-les. Establiu línies de temps amb fites dins d’aquestes línies de temps que representin el progrés. Si hi ha problemes a l'hora de complir les fites, abordeu-les per recuperar el projecte.
Estableix el pressupost del projecte
Per definir el pressupost cal tenir assignats els equips i establir els terminis. Sovint, les empreses que utilitzen tercers com a part del projecte obtenen ofertes per a les tasques assignades. Per desenvolupar el pressupost del pla de treball s’utilitzen aquestes ofertes, números interns de mà d’obra i materials, així com qualsevol cost addicional, com ara permisos o honoraris legals. El pressupost del projecte hauria de desglossar el que costarà cada secció i equip. Reviseu l'eficiència de costos en les fites, per determinar si un equip està en camí de complir, superar o superar el pressupost.
Garantia i control de qualitat
Amb els objectius, els terminis i els pressupostos establerts, el gestor de projectes és capaç de realitzar proves de garantia de qualitat sobre el progrés. En els terminis límit, els líders d’equip han d’informar del progrés, els costos i qualsevol dubte o obstacle presentat. Això ajuda el gerent del projecte a construir un pla d'acció per atacar els problemes, abans que desencadeni el projecte, ja sigui en el pressupost o en el termini.
